Регулярная инвентаризация на аутсорсинге

Годовая инвентаризация даёт снимок склада на один день. Остальное время остатки держатся на учёте и доверии, а недостача часто всплывает через несколько месяцев, когда найти причину уже трудно. Частые пересчёты своими силами тоже работают не всегда: сотрудники отвлекаются от основной работы, а результат может оказаться небеспристрастным. В рамках регулярного контроля пересчёт проводит внешняя команда по заранее составленному графику: каждый месяц или квартал, по согласованной части склада. Так расхождение находят, пока оно небольшое, а документы и люди, из-за которых оно возникло, ещё на месте.

Что входит в услугу

• точка отсчёта: первый полный пересчёт или приёмка результата последней достоверной инвентаризации;
• группировка товаров по стоимости и оборачиваемости и частота проверки для каждой группы;
• годовой график: какая зона и какая группа считается в каком месяце;
• выборочные пересчёты по графику и повторный пересчёт позиций с расхождениями;
• разбор расхождений вместе с ответственным по складу и бухгалтером;
• отчёт за месяц или квартал и план на следующий период;
• при необходимости внеплановый пересчёт: при смене материально ответственного лица или при подозрительной недостаче.

Порядок работы

1. Осмотр объекта и знакомство с остатками в 1С или Excel: количество позиций, зоны, оборачиваемость.
2. Составление плана: группы, частота, дни пересчёта и ответственные. Подписание договора и соглашения о конфиденциальности (NDA).
3. Стартовый пересчёт или приёмка имеющегося результата.
4. Выборочные пересчёты по графику: каждая позиция проверяется в два этапа, расхождения пересчитывает другой счётчик.
5. Поиск причин расхождений по документам прихода, расхода и перемещения.
6. Сдача отчёта за период и утверждение плана на следующий; раз в квартал проводится общий разбор результатов.

В дни пересчёта работа склада по возможности не останавливается: проверяемую зону ненадолго закрывают или считают в нерабочее время.

Что вы получаете

• годовой календарь пересчётов и список групп;
• по каждому пересчёту счётные листы и перечень расхождений в форме сличительной ведомости;
• краткий отчёт за месяц или квартал: сколько позиций проверено, сколько совпало, крупнейшие расхождения и их причины;
• отметку о выполнении мер, согласованных в прошлом периоде;
• динамику за квартал и год: уменьшаются ли расхождения, в какой зоне или группе они повторяются.

Все файлы передаются в Excel, при необходимости готовятся и для загрузки в 1С.

В отличие от разового пересчёта, регулярный контроль позволяет сравнивать результаты от месяца к месяцу. Если одна и та же зона несколько месяцев подряд даёт расхождения, это уже не случайность, а признак ошибки в процессе: непроверенная приёмка, перемещение без документа или неправильное размещение товара. В таком случае в отчёте указывается, какой этап нужно проверить, а если требуется более глубокий разбор, предлагаем аудит склада.

Как это связано с годовой инвентаризацией

Может ли регулярный выборочный пересчёт полностью заменить годовую инвентаризацию, решается с главным бухгалтером исходя из учётной политики компании и требований НСБУ №19. На практике он заметно облегчает работу в конце года: на складе порядок, коды и места верны, крупные расхождения исправлены в течение года. Как подготовиться к пересчёту на конец года, описано в руководстве по годовой инвентаризации, а пример месячного графика и ритма отчётности приведён в отдельной статье.

Как определяется стоимость

Единой готовой цены на регулярный контроль нет: сумма зависит от частоты пересчётов, количества позиций за период, числа объектов и времени работы. За каждый период считается только часть склада, поэтому объём одного периода заметно меньше полного пересчёта. Цену рассчитываем после осмотра объекта и фиксируем в договоре за период. Калькулятор на сайте показывает ориентировочную стоимость разового полного пересчёта, на неё можно опираться, планируя стартовый пересчёт. За работу ночью или в выходные добавляется надбавка.

Для кого

Дистрибьюторы и оптовые склады, сети аптек и магазинов, склады сырья и готовой продукции на производстве, склады интернет-магазинов, продающих через Uzum и Telegram, площадки стройматериалов. Особенно полезно бизнесу, где владелец не бывает на складе каждый день или заведующий складом часто меняется: независимый результат пересчёта становится дополнительным контролем к внутренним отчётам.