Инвентаризация в магазинах, торговых сетях и аптеках

В супермаркете, аптеке или сети магазинов торговля почти не останавливается: кассы работают, полки пополняются, на склад приходит новый товар. В таких условиях точно пересчитать остатки непросто, а если филиалов много, ещё сложнее. Обычно выбирают одно из двух: либо закрывают магазин на полдня, либо пересчёт проходит в спешке и «примерно». Мы пересчитываем торговые точки, не мешая покупателям, и по каждому филиалу сдаём результат в одной и той же структуре.

Что входит в услугу

Пересчёт охватывает весь магазин, а не только торговый зал:

• торговый зал, подсобный склад, витрины и прикассовые стеллажи, со сканерами штрихкодов;
• возвраты, повреждённый и просроченный товар записываются отдельным списком и не смешиваются с основными остатками;
• в аптеках по договорённости фиксируются серия и срок годности;
• фактическое количество сверяется с учётным остатком с учётом продаж во время пересчёта;
• позиции с расхождениями повторно пересчитывает другой счётчик;
• для сети готовятся единая инструкция для всех филиалов, график бригад и сводный отчёт.

Как считаем без остановки продаж

Есть два режима, выбор зависит от формата магазина.

Ночной пересчёт начинается после закрытия и заканчивается до утреннего открытия. Небольшой магазин или аптеку чаще всего считают за одну смену, крупный супермаркет можно разделить на две ночи. Как спланировать ночную смену, мы подробно разобрали в отдельной статье.

Пересчёт по зонам в рабочее время подходит круглосуточным точкам и тем, которые нельзя закрыть ночью. Зал делится на ряды, для каждого ряда фиксируется время пересчёта, и продажи через кассу после этого момента учитываются. Покупатели делают покупки как обычно, только в ряд, который сейчас считают, несколько минут не выкладывают товар.

Порядок работы

1. Осмотр объекта: площадь, количество SKU, подсобный склад, режим работы и кассовая программа.
2. Согласование режима, даты и времени отсечки, подписание договора и соглашения о конфиденциальности (NDA).
3. Выгрузка учётных остатков из 1С или Excel: код товара, наименование и количество.
4. Пересчёт по плану зон, в каждой зоне работают счётчик и проверяющий.
5. Повторный пересчёт расхождений, сверка с движением по кассе и пояснения.
6. Оформление документов с инвентаризационной комиссией и передача результата в виде файлов.

Обычно пересчёт начинается с подсобного склада: там мало движения товара, и его легко закрыть заранее. Затем торговый зал считают ряд за рядом. Когда зона закончена, бригадир просматривает список расхождений и сразу назначает перепроверку, не откладывая её на конец смены.

Что вы получаете

• счётные листы по зонам: в электронном виде, при необходимости и в печатной копии;
• сличительную ведомость по каждому филиалу: недостачи, излишки и перепроверенные позиции;
• отдельный список просроченного и повреждённого товара;
• сводную таблицу по сети, где филиалы сравниваются по одинаковым показателям;
• файл результата для загрузки в 1С или работы в Excel;
• краткий комментарий по крупнейшим расхождениям и их вероятным причинам.

Что влияет на сроки и стоимость

Сроки определяют в основном количество SKU и площадь зала, а в сети ещё число филиалов и бригад. Стоимость зависит от количества SKU, числа филиалов, режима работы и выездов в регионы. Онлайн-калькулятор на сайте показывает ориентировочную сумму для одного объекта: 1 000 SKU примерно 4 млн сумов, 10 000 SKU около 18 млн сумов. За работу ночью, в выходные или без остановки продаж добавляется надбавка, минимальный заказ составляет 2 млн сумов. Точную цену и сроки фиксируем в договоре после осмотра объекта.

От одного магазина до сети филиалов

Услуга подходит супермаркетам и минимаркетам, аптекам, магазинам косметики и бытовой химии, одежды, обуви, электроники и стройматериалов. В отдельном магазине всё может решиться за одну ночь. В сети главный риск другой: если каждый филиал считает по-своему, результаты невозможно сравнить. Поэтому работа начинается с единого стандарта: время отсечки, что записывается отдельно, правило перепроверки и форма отчёта одинаковы во всех филиалах. Сначала проводится пробный пересчёт в одном филиале, затем бригады по графику выезжают в остальные, в том числе в регионы. Если вы хотите считать не раз в год, а регулярно по плану, подойдёт регулярная инвентаризация на аутсорсинге.