Годовая инвентаризация 2026: руководство по ТМЦ и основным средствам

Ноябрь и декабрь — сезон годовой инвентаризации. Перед составлением годовой финансовой отчётности пересчёт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и основных средств обязателен, а его порядок установлен национальным стандартом бухгалтерского учёта — НСБУ №19 «Организация и проведение инвентаризации». На практике большинство ошибок возникает не в самом пересчёте, а до и после него: приказ выходит поздно, документы не закрыты к дате отсечки, на анализ расхождений не остаётся времени. В этом руководстве — весь путь годовой инвентаризации 2026: сроки, приказ и комиссия, подготовка, пересчёт товаров и основных средств, документы, итоги и типичные ошибки. Для каждого этапа есть бесплатный шаблон.

Сроки, приказ и комиссия

Сначала согласуйте две даты: дату отсечки (на какой день берутся остатки) и день, когда итоги передаются в бухгалтерию. Между ними оставьте хотя бы неделю на анализ расхождений и перепроверку. В крупной компании подготовка начинается за несколько недель до даты отсечки, поэтому план лучше составить уже в ноябре. Пересчёт основных средств и ТМЦ не обязательно проводить в один день: это определяет главный бухгалтер исходя из учётной политики. Если у компании несколько филиалов, используйте для всех одну дату отсечки и один комплект шаблонов, иначе свести итоги будет трудно.

Руководитель издаёт приказ: основание, объекты, сроки, состав комиссии и председатель. В комиссию входят представители руководства, бухгалтерии и нужных отделов. Материально ответственное лицо членом комиссии не является, но в пересчёте участвует. Приказ подписывается до начала пересчёта, члены комиссии подписью подтверждают ознакомление с ним. Даже если пересчёт выполняет внешний подрядчик, решение по расхождениям остаётся за комиссией и руководителем.

Подготовка

Хорошая подготовка сокращает время пересчёта и уменьшает расхождения. Основные работы:

• провести все приходные, расходные документы и перемещения до даты отсечки;
• получить от каждого МОЛ расписку о сдаче документов;
• выгрузить из программы список остатков, убрать дубли и нулевые строки;
• разбить склад на зоны, обновить коды мест и этикетки;
• отдельно разместить повреждённый товар, возвраты и чужой товар на хранении;
• выгрузить реестр основных средств с инвентарными номерами и местонахождением.

Чтобы отмечать выполненное, скачайте чек-лист подготовки и впишите в каждый пункт имя ответственного.

Пересчёт товаров (ТМЦ)

Пересчёт идёт по зонам, обычно парами: один считает, второй записывает. Счётчику не показывают остаток по программе, он записывает только то, что видит. Результат заносится в отдельную опись по каждому месту хранения и каждому МОЛ, для этого можно взять шаблон описи ТМЦ. Товар в пути, принятый на хранение и повреждённый ведут отдельными описями. На время пересчёта движение товара останавливают или записывают в отдельный журнал.

Строки с расхождениями перепроверяет другой счётчик. Заметная часть первоначальных расхождений возникает из-за спешки или путаницы в единицах измерения и исчезает при повторном счёте. Законченная зона закрывается, и товар в неё больше не возвращается.

Сканер штрихкодов даёт скорость, но бумажный резерв тоже нужен: если сканер разрядился или код не читается, пересчёт не должен останавливаться. В конце каждой описи стоят подписи счётчиков, членов комиссии и МОЛ.

Пересчёт основных средств

Основные средства проверяют по инвентарному номеру: на месте ли объект, совпадают ли номер и серийный номер с реестром, в каком он состоянии — работает, в ремонте или простаивает. Активы вне офиса внесите в список заранее: ноутбуки у сотрудников дома, автомобили, оборудование в ремонте. Для записи результатов возьмите шаблон описи основных средств. Объект без бирки или не найденный в реестре записывают отдельной строкой и выясняют позже. Арендованное и чужое оборудование тоже ведут отдельным списком, оно не должно попасть на ваш баланс.

Документы и итоги

На основании подписанных описей бухгалтерия составляет сличительную ведомость только по позициям с расхождениями: излишки и недостачи в количестве и в сумах. Для этого подойдёт шаблон сличительной ведомости. По каждому существенному расхождению берётся письменное объяснение МОЛ.

Условный пример: на складе на 3 000 позиций сначала расхождения нашлись в 180 строках, после перепроверки осталось 70. В ведомость попадают именно эти 70 строк, остальные исправляются как ошибки описи. Один день, потраченный на перепроверку, экономит несколько дней на написание объяснений.

Комиссия обобщает итоги в протоколе: расхождения, причины, расчёт по пересортице и предложения. Руководитель принимает решение, а бухгалтерия отражает результаты в учёте до составления годовой отчётности.

Годовая инвентаризация заканчивается не пересчётом, а отражением решения руководителя в учёте.

Типичные ошибки

• Приказ пишут после пересчёта, или фактический состав комиссии отличается от приказа.
• Документы не закрыты к дате отсечки, и часть расхождений оказывается просто «разницей во времени».
• Описи не подписываются в конце дня.
• Основные средства «отмечают» по списку, не видя их на месте.
• Просроченный или повреждённый товар записывают как недостачу.
• На анализ расхождений не оставляют времени.
• Обязанности внешнего подрядчика и комиссии не разделены письменно.

Команда Inventory проводит годовую инвентаризацию сама — от подготовки до отчёта: пересчитывает ТМЦ и основные средства, анализирует расхождения и передаёт проекты документов, а решение комиссии и подписи остаются за вами.