Инвентаризация основных средств с маркировкой

Основные средства годами не меняются в учёте, но в жизни постоянно перемещаются. Ноутбук переходит в другой отдел, стол уезжает на склад, сломанный принтер так и не списывают, а новое оборудование начинают использовать без инвентарного номера. В итоге накапливаются объекты, которые есть в реестре, но их никто не может найти, и наоборот — техника, которая стоит на месте, но в учёте отсутствует. Амортизация и стоимость имущества отражаются неверно, а ответственность размывается. Инвентаризация основных средств находит каждый объект на месте, связывает его с учётной записью и при необходимости маркирует этикеткой.

Что инвентаризируем

• производственное оборудование, станки и инструмент;
• офисную и торговую мебель, холодильники, витрины;
• компьютеры, серверы, принтеры и другую IT-технику — с заводскими (серийными) номерами;
• транспорт и спецтехнику — с документами и местом стоянки;
• арендованное и лизинговое оборудование — оно ведётся отдельным списком.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы (инструмент, хозяйственный инвентарь), которые по вашей учётной политике учитываются в составе ТМЦ, можно пересчитать в тот же визит и внести в отдельную опись.

Порядок работы

1. Получение реестра. Берём список основных средств из 1С или Excel с инвентарными номерами, местами и ответственными лицами. Если реестра нет совсем, работа начинается с постановки на учёт с нуля — об этом мы писали в статье о составлении реестра с нуля.
2. Маршрут. Составляем последовательность обхода по зданиям, этажам и помещениям, заранее согласуем доступ.
3. Идентификация на месте. По каждому объекту фиксируем наименование, инвентарный номер, заводской номер, место и состояние: работает, требует ремонта, не используется или к списанию.
4. Маркировка. На объекты без этикетки или с испорченной этикеткой наклеиваем этикетку со штрих-кодом или QR-кодом инвентарного номера. Материал — бумагу, плёнку или металл — подбираем под условия.
5. Сверка. Результат делится на три списка: найденные объекты, ненайденные и излишки, которых нет в учёте. Ненайденные объекты повторно ищем вместе с ответственными лицами.
6. Отчёт и передача. Документы передаются на подпись комиссии, обновлённый реестр — в бухгалтерию.

Что вы получаете

• подписанные инвентаризационные описи основных средств по местам и ответственным лицам;
• обновлённый реестр в Excel: инвентарный и заводской номер, место, ответственный, состояние — в структуре, удобной для загрузки в 1С;
• сличительную ведомость по ненайденным и неучтённым объектам;
• список кандидатов на списание: неиспользуемое, сломанное и устаревшее оборудование;
• промаркированные объекты и перечень номеров этикеток.

Описи составляются в порядке, предусмотренном НСБУ №19. Если небольшой офис или филиал вы хотите проверить сами, воспользуйтесь шаблоном описи основных средств: в нём есть столбцы для инвентарного и заводского номера, места и состояния.

Что влияет на сроки и стоимость

• количество и вид объектов: пересчитать одинаковые стулья и сверить серийные номера техники — совершенно разные по трудоёмкости задачи;
• количество зданий и филиалов, необходимость выезда в регионы;
• нужна ли маркировка и из какого материала;
• состояние реестра: работа по упорядоченному списку идёт быстрее, чем постановка на учёт с нуля;
• режим работы: в офисах мы часто работаем после окончания рабочего дня или в выходные.

Ориентировочную сумму покажет онлайн-калькулятор, если выбрать в нём пункт «Основные средства». Для ориентира, вместе с маркировкой: 1 000 объектов — около 5 млн сум, 10 000 — около 28 млн сум. Минимальный заказ — 2 млн сум, за работу ночью и в выходные начисляется надбавка. Точная цена фиксируется в договоре после получения списка объектов и осмотра.

Кому подходит

Организациям, у которых много основных средств и они распределены по разным местам: офисным компаниям и банкам, производственным предприятиям, частным клиникам и учебным центрам, гостиницам, торговым сетям (торговое оборудование) и логистическим компаниям с собственным автопарком. Услуга обычно нужна, когда:

• проходит годовая инвентаризация, особенно если её планируется провести одновременно с инвентаризацией ТМЦ;
• компания переезжает, реорганизуется или закрывает филиал;
• меняется руководитель или ответственное лицо;
• предстоит внешний аудит, проверка инвестора или переход на новую учётную базу.

Если у компании есть филиалы в регионах, на всех объектах применяются один порядок и один шаблон, а результаты сводятся в единый реестр.