Аутсорсинг регулярного контроля: график и ритм отчётов

Во многих компаниях склад пересчитывают раз в год, а остальные одиннадцать месяцев учёт держится на доверии. Если ошибка появилась в январе, найдут её в декабре, а причину искать уже трудно: документы потерялись, сотрудники сменились, товар продан. Выборочная проверка считает не весь склад, а небольшую его часть, зато часто. Поэтому проблема становится видна за один-два месяца, а не к концу года.

Что и как часто проверять

Не все позиции одинаковы. Простой способ деления — три группы по стоимости и обороту:

• A — самые дорогие или самые быстро оборачиваемые позиции: каждый месяц;
• B — средние позиции: раз в квартал;
• C — медленные и недорогие позиции: два-три раза в год, выборочно.

Кроме того, позиции, в которых при прошлой проверке нашли ошибку, проверяют ещё раз в следующем месяце. Это самое быстрое по результату правило: если ошибка встретилась один раз, вероятность повтора высока.

Условный пример: склад на 5 000 позиций. В группе A 500 позиций, их проверяют каждый месяц, то есть 500 в месяц. В группе B 1 500 позиций, раз в квартал, то есть по 500 в месяц. В группе C 3 000 позиций, дважды в год, то есть в среднем 500 в месяц. Месячный объём составляет около 1 500 позиций, то есть примерно треть всего склада. Цифры условные, реальное распределение определяет сам склад. Группы определите в первый месяц вместе с ответственным по складу и раз в год пересматривайте: при смене сезона меняются и быстро оборачиваемые товары.

Месячный график

Каждый месяц проходит в одном и том же ритме:

1. Первая неделя — составляется список: группа A, позиции для повторной проверки и очередная зона. Список заранее отправляют ответственному по складу.
2. Вторая неделя — проводится пересчёт, обычно за один-два дня и по возможности без остановки склада.
3. Третья неделя — расхождения разбираются вместе с сотрудниками заказчика: документы, перемещения, места хранения.
4. Четвёртая неделя — сдаётся отчёт и утверждается план на следующий месяц.

День пересчёта заранее впишите в график, например второй вторник каждого месяца. Зоны меняются каждый месяц, и за год каждое место склада побывает в проверке несколько раз.

Ритм отчётов

Отчёт должен быть коротким: одна-две страницы и всегда одинаковая структура, чтобы месяцы можно было сравнивать. В нём:

• сколько позиций проверено и в скольких нашли расхождение;
• самые крупные расхождения и их вероятные причины: ошибка приёмки, неверное место, расход без документов;
• выполнены ли меры, согласованные в прошлом месяце;
• зона и список, запланированные на следующий месяц.

В приложении даётся список расхождений: код, наименование, учётный остаток, фактическое количество и примечание.

Пусть сдача отчёта к определённой дате станет привычкой, например до третьего числа месяца. Короткий отчёт читают, а прочитанный отчёт работает. Через три месяца видна тенденция: уменьшаются ли расхождения и повторяются ли они в одной и той же зоне.

Роли и порядок при расхождении

Регулярный контроль — работа двух сторон. Ответственный по складу заранее получает список, в день пересчёта обеспечивает доступ и нужного сотрудника, участвует в разборе расхождений. Команда исполнителя считает по списку, фиксирует расхождения и готовит отчёт. Бухгалтер отвечает на вопросы по учётным остаткам и документам.

Порядок при обнаруженном расхождении должен быть каждый раз одинаковым:

1. позицию сразу пересчитывает другой человек;
2. проверяются последние документы прихода, расхода и перемещения;
3. если причина найдена, порядок исправления учёта согласуется со складом и бухгалтером;
4. если причина не найдена, позицию проверяют снова в следующем месяце и отмечают в списке.

Как это соотносится с годовым пересчётом

Может ли регулярная проверка заменить полную инвентаризацию и в каких случаях, зависит от внутренних правил компании и заключения бухгалтера, это нужно выяснить заранее. Зато подготовка к годовому пересчёту заметно облегчается: на складе порядок, а ошибки исправлялись в течение года.

Вывод

Регулярный контроль может быть дешевле и полезнее одного большого пересчёта в год, потому что ошибку находят, пока она мала. Inventory предлагает услугу регулярного контроля: проводит периодическую инвентаризацию по согласованному графику и постоянно контролирует остатки.