Нет реестра основных средств: как составить его с нуля

Во многих компаниях список оборудования неполный или устарел: столы переехали в другой кабинет, компьютеры заменили, станок ушёл в ремонт и не вернулся, старая мебель не списана. Чем править такой список, часто быстрее и надёжнее составить его заново, обойдя объект. Шаги просты: сначала строится фактический список, затем он сверяется с данными учёта. Если действовать в обратном порядке, вы будете путаться в каждой строке: «было, а теперь нет».

Заранее определите поля реестра

Перед обходом решите, из каких колонок состоит реестр. Иначе ради новой колонки придётся обходить объект второй раз. Обычно нужны:

• новый инвентарный номер (совпадающий с номером на наклейке);
• название и тип оборудования, модель, серийный номер (если есть);
• местонахождение: здание, этаж, помещение;
• ответственный сотрудник или подразделение;
• состояние: хорошее, требует ремонта, непригодно;
• год покупки (если известен), номер фотографии и примечание.

Колонки балансовой стоимости и учётной группы во время обхода не заполняйте. Они появятся на этапе сверки с данными бухгалтерии.

Обход объекта по помещениям

Возьмите схему здания, присвойте каждому помещению код и заранее наметьте маршрут. Войдя в комнату, двигайтесь по часовой стрелке: от двери вдоль стены, а в конце переходите к оборудованию в центре. На каждую единицу наклейте инвентарную наклейку, запишите серийный номер и сфотографируйте её вместе с наклейкой. Главное правило: не ищите оборудование по учётному названию. Записывайте то, что видите, а сверка с учётом будет потом. Иначе взгляд настроится находить то, что есть в списке, и перестанет замечать то, чего в списке нет. Крупное и мелкое тоже пока не разделяйте: стол, принтер и офисное кресло попадают в реестр одинаково.

Особые случаи продумайте заранее:

• запертые помещения и сейфы вскрываются вместе с владельцем ключа;
• оборудование, которое сотрудники носят домой или возят в машине, вносится отдельным списком, а его наличие подтверждается позже;
• арендованное или чужое оборудование записывается отдельно с пометкой «аренда»;
• открытые площадки и вспомогательные здания обязательно включаются в маршрут.

Сверка с данными учёта

Когда обход закончен, положите результат рядом со списком бухгалтерии. Каждая строка попадает в одну из трёх групп: совпало; в учёте есть, но в натуре не найдено; в натуре есть, но в учёте нет. Четвёртая группа — строки с различиями в данных: другая модель, место или ответственный. Проще всего сопоставлять по серийному или инвентарному номеру; если их нет, приходится опираться на совокупность признаков: название, помещение и сотрудник. Причины расхождений обычно одни и те же: оборудование переставили, при покупке не поставили на учёт, выдали без документа или при замене сохранился старый номер.

Условный пример

Допустим, в учёте числится 320 единиц оборудования, а при обходе найдено 355. Результат такой: 298 совпало; 22 есть в учёте, но не найдены (320 − 298 = 22); 57 найдены, но в учёте их нет (355 − 298 = 57). Теперь с каждой группой работают отдельно. По 22 ненайденным единицам выясняют: переданы ли в другой филиал, находятся ли в ремонте, не оформлено ли списание. По 57 лишним единицам вы вместе с бухгалтером или юристом решаете, какие из них основные средства, подлежащие постановке на баланс, а какие малоценные предметы. В остальных 298 строках обновляются данные о местонахождении и ответственном. Такие решения принимает не бригада пересчёта, а руководство компании.

Как сохранить реестр живым

Реестр, составленный с нуля, за год снова устареет, если его некому обновлять. Правила простые: каждая новая единица приходит с наклейкой, перемещение оформляется листом перемещения, а выбывшее оборудование списывается документом. У реестра должен быть один владелец, а раз в год стоит проводить выборочную проверку.

Вывод

Составление реестра с нуля — это обход объекта, фактический список, сверка с учётом и решение по расхождениям. Команда Inventory проводит инвентаризацию основных средств, маркирует оборудование, наклеивает штрих-коды или QR-коды, составляет реестр и передаёт анализ расхождений вместе с отчётом.