Числится, но не найден: порядок поиска основного средства

В инвентаризационной ведомости строка: «Принтер, инвентарный номер 0457, кабинет 3». Заходите в кабинет, а принтера нет. Первая мысль: «пропал, значит, недостача». Не торопитесь, такая ситуация на инвентаризации встречается часто. Чаще всего оборудование на самом деле есть, а путаница в документе или в месте хранения. Если слишком рано записать недостачу, исправить это потом трудно, а сотрудника несправедливо обвинят. Поиск нужно вести по порядку.

Сначала проверьте саму запись

Прежде чем искать, убедитесь, что запись верна:

• правильно ли прочитан инвентарный номер: 0457 и 0475 легко перепутать;
• совпадают ли серийный номер и модель с реестром;
• не внесено ли оборудование дважды;
• не передано ли оно в другое подразделение.

Бирка могла отпасть или стереться, поэтому смотрите и на название, и на серийный номер. Устройство без бирки ещё не значит потерянное устройство. Если однотипных устройств несколько, их различает только серийный номер: среди пяти мониторов с одинаковым названием, какого не хватает, покажет номер, а не название.

Порядок поиска

Поиск лучше вести не самому ответственному лицу, а члену комиссии вместе с сотрудником другого отдела: так результат будет объективным и вопросов потом не возникнет. Действуйте в таком порядке и записывайте каждый шаг:

1. Проверьте запись в реестре: инвентарный и серийный номер, ответственное лицо, место.
2. Посмотрите документы о движении: последние записи о перемещении, передаче, отправке в ремонт или списании.
3. Спросите ответственное лицо и сотрудников отдела: «когда и где вы видели это в последний раз?»
4. Осмотрите соседние кабинеты, кладовую, архив, мастерскую и места общего пользования.
5. Выясните, не находится ли оборудование в другом отделе, филиале, дома или в командировке.
6. Если есть фотографии и прошлые инвентаризационные листы, сравните историю местонахождения.
7. Назначьте срок поиска, например несколько рабочих дней, и фиксируйте результат.

Первые четыре шага часто дают ответ и не требуют много времени. Шаги с пятого по седьмой сложнее и вовлекают больше людей, поэтому сначала завершите первые.

Условный пример

В реестре: «Принтер, 0457, кабинет 3». На месте не найден. При опросе сотрудников выяснилось, что два месяца назад его перенесли в кабинет 5, но документ о перемещении не оформили. В кабинете 5 принтер стоит, на бирке номер 0457. Итог: недостачи нет, исправлена только запись о местонахождении. Это условный пример, а не реальный случай.

Самые частые причины

• оборудование перемещено без документа;
• номера на бирках перепутаны или бирка отпала;
• оборудование заменено или обновлено, а старое не списано;
• списанное оборудование осталось в реестре;
• временно передано в другой отдел или сотруднику;
• отправлено в ремонт и не вернулось.

Почти все эти причины связаны не с самим оборудованием, а с документами. Поэтому начинать поиск с документов быстрее, чем обходить кладовую.

Что делать, когда оборудование нашлось

Найденное оборудование тоже нужно оформить, иначе завтра тот же вопрос появится снова:

1. Сверьте серийный номер с реестром.
2. Сфотографируйте оборудование вместе с биркой.
3. Обновите запись о месте и ответственном лице.
4. Если бирка отпала, наклейте новую.
5. Оформите документ о перемещении не задним числом, а сегодняшней датой и с пояснением.

Если ничего не найдено

Срок вышел, оборудования нет. Теперь позиция получает статус «не найдено», но это ещё не вина и не списание. Комиссия вносит в акт описание поиска (где смотрели, кого опросили), письменное объяснение ответственного лица, последнее известное местонахождение и дату. Дальнейшие шаги, то есть списание или внутренняя проверка, в каждой компании свои и зависят от бухгалтерских и юридических вопросов. Согласуйте их с бухгалтером и юристом. Не убирайте позицию из списка молча: пусть она остаётся видимой в акте. Поиск может продолжиться и позже, а если оборудование найдётся, запись обновят.

Вывод

Ненайденное оборудование ещё не потерянное, а открытый вопрос. Если закрывать его шаг за шагом и записывать каждый шаг, в акте будет чёткий ответ. Inventory при инвентаризации основных средств помогает составить реестр и промаркировать оборудование бирками, а ненайденные позиции отдельно показываются в анализе расхождений.