Техника у удалённых сотрудников: как проверить наличие дистанционно

Ноутбук у сотрудника дома, телефон в командировке, сварочный аппарат в филиале, измерительный прибор на стройплощадке. Когда стало больше работы из дома и поездок, часть основных средств находится не в офисе и не на складе. В учёте же они числятся. Собрать всё в офисе за один день невозможно, да и не нужно. Есть несколько способов проверки на расстоянии. Они не заменяют физический осмотр полностью, но довольно надёжно подтверждают запись в учёте.

В чём проблема

В реестре записано: «ноутбук, инвентарный номер 0312, ответственный сотрудник». Где он на самом деле, работает ли, пользуется ли им ещё сотрудник, неизвестно. Больше всего путаницы бывает в таких случаях: сотрудник уволился, а техника не возвращена; техника перешла другому человеку; она в ремонте или заменена. При обычном пересчёте такая вещь остаётся «не найденной», хотя на самом деле просто находится далеко. Если техника «дома», а сотрудник уходит, вернуть её становится заметно труднее. Поэтому дистанционную проверку лучше проводить регулярно, а не раз в год в спешке.

С чего начинать

Не вся техника одинаково важна, поэтому расставьте список по степени риска:

• дорогая переносная техника: ноутбуки, планшеты, телефоны, измерительные приборы;
• техника, оставшаяся у уволившихся или сменивших должность сотрудников;
• записи, которые давно никто не проверял;
• техника, надолго уехавшая из офиса: филиал, объект, командировка.

Для дешёвых и распространённых вещей, например мыши, клавиатуры или кабели, отдельная проверка часто не нужна, достаточно учёта по группам.

Три способа

Лист подтверждения. Краткая форма, которую сотрудник заполняет сам: название, инвентарный и серийный номер, нынешнее местонахождение (город или объект), состояние, дата и подпись или электронное подтверждение. Это самый дешёвый способ, но он не доказывает, что вещь действительно есть, он лишь фиксирует слова сотрудника.

Фото. Снимок, на котором видны бирка и серийный номер, рядом с листком с сегодняшней датой. Для компьютера и телефона хорошее доказательство — скриншот окна со сведениями о системе, где виден серийный номер. Фото надёжнее листа подтверждения, потому что видна сама вещь. Пусть сотрудник отправит снимок через корпоративную почту или общую папку, а не через личную переписку.

Видеозвонок. Сотрудник показывает на камеру вещь, бирку и серийный номер. Это пять минут работы, но самый надёжный дистанционный способ: вещь не подменишь, и можно задать вопрос. После звонка коротко запишите итог: кто, когда и какую вещь показал.

Порядок действий

1. Выделите из реестра список техники у удалённых сотрудников: у кого и по какому документу выдана.
2. Заранее предупредите сотрудников: что нужно, в какой форме и к какому сроку, например в течение пяти рабочих дней.
3. Выбирайте способ по стоимости и важности: для недорогого инструмента лист, для дорогого оборудования фото или видео.
4. Тем, кто не ответил, отправьте напоминание, по истечении срока сообщите руководителю.
5. Внесите результат в реестр: «подтверждено дистанционно», дата и способ.
6. Сомнительную, неподтверждённую или не совпавшую по номерам вещь попросите привезти в офис.

Условный пример

У 30 сотрудников 41 единица техники. Итог: 33 единицы подтверждены листом и фото, 5 увидели по видеозвонку, 3 привезли в офис, поскольку номер на бирке не совпал с реестром. Сумма 33 + 5 + 3 = 41. Цифры условные.

Ограничения

Дистанционное подтверждение не заменяет физический осмотр полностью. Дорогое или рискованное оборудование по возможности надо видеть на месте раз в год, а также при выдаче и приёме. Если пункт о сдаче техники включён в порядок увольнения, потом её не придётся разыскивать. Ещё один момент: личная жизнь сотрудника. На фото должна быть только вещь, а не интерьер дома и члены семьи. Правила о персональных данных, документах, которые запрашиваются у сотрудника, и о трудовых отношениях проверьте у юриста.

Вывод

Удалённая техника получает статус не «не найдена», а «пока не подтверждена». Если выбирать способ по стоимости, работа идёт быстро, а учёт остаётся надёжным. Inventory при инвентаризации основных средств составляет реестр и маркирует технику QR-метками или штрихкодами, и тогда опознание вещи и последующие проверки становятся проще.