Инвентаризация автопарка: документы, пробег и место стоянки

Транспорт отличается от остальных основных средств: он не стоит на одном месте, как стол или станок. Сегодня одна машина в рейсе, вторая в ремонте, третья работает в другом регионе. Если планировать пересчёт автопарка по принципу «соберём все машины во дворе за один день», работа встанет. Ниже — что записывать по каждой машине и как разложить проверку на несколько дней.

Что записываем по каждой машине

В реестре одна единица транспорта — одна строка. Минимальный набор:

• госномер и внутренний (инвентарный) номер компании;
• марка, модель и год выпуска;
• номер кузова: запись в документе сверяется с тем, что указано на самой машине;
• кто указан владельцем в регистрационном документе (техпаспорте);
• показания одометра и дата, когда они записаны;
• местонахождение: по какому адресу или у какого водителя;
• состояние: на ходу, в ремонте, не используется;
• материально ответственное лицо или закреплённый водитель.

Самый важный шаг — глазами сверить госномер и номер кузова с документом. Нередко в реестре одна буква или цифра записана иначе или две похожие машины перепутаны.

Документы и одометр

Оригиналы техпаспорта и других документов обычно лежат у водителя или в офисе. Для пересчёта собирать их в одном месте не нужно: сфотографируйте каждый документ так, чтобы цифры читались, и запишите, у кого оригинал. Снимок документа прикрепите к строке этой машины в реестре. Какие документы обязательны, как их хранить и оформлять — вопрос к юристу и бухгалтеру компании. Эта статья их не заменяет.

Одометр показывает состояние машины «на тот день», поэтому при каждом пересчёте его записывают заново. Способ простой: сфотографируйте приборную панель (показания должны быть чётко видны) и внесите в таблицу число и дату. Если в компании ведут путевые листы или записи маршрутов, сравните с предыдущим показанием. Когда оно уменьшилось или разница заметна, это повод задать вопрос, а не обвинение: могли заменить прибор, ошибиться при записи или внести данные с опозданием.

Место стоянки и разбивка пересчёта по дням

Если машины разбросаны, не стягивайте пересчёт в один день. Условный пример: в компании 12 единиц транспорта — 5 на главном дворе, 3 постоянно в рейсах, 2 в автосервисе, 1 в филиале в другой области, 1 у водителя. План может быть таким:

1. 5 машин во дворе — за один день, все проверяются визуально.
2. 3 машины в рейсах — в день возвращения либо водитель присылает запрошенные фото.
3. 2 машины в автосервисе — осматриваются на месте, записываются название сервиса и дата приёмки.
4. Машина в филиале — ответственный филиала присылает фото по единому образцу (госномер, номер кузова, одометр).
5. Машина у водителя — водитель пригоняет её в назначенное место или присылает фото.

К каждой строке добавьте дату проверки и имя того, кто проверял. Потом на вопрос «когда получены эти данные?» ответ будет готов.

Главное правило: «не увидели» и «нет» — не одно и то же. Если машину в назначенный день не нашли, не списывайте её сразу. Внесите в отдельный список «не подтверждено», запишите, к кому обращались, и назначьте дату повторной проверки.

Типичные ошибки и роли

• проданная или переданная другой организации машина всё ещё в списке;
• две машины в одной строке или одна машина в двух строках;
• машина в автосервисе записана как «не найдена»;
• водитель сменился, а в учёте осталась прежняя фамилия;
• фото одометра осталось в памяти телефона и не попало в таблицу.

Распределите обязанности заранее. Ответственный за автопарк ведёт реестр и таблицу фото, водители ставят машины в назначенное место и присылают снимки, а бухгалтер сверяет учётные данные со списком. Если не взваливать всё на одного человека, пересчёт займёт несколько дней, а не растянется на неделю.

Вывод

Пересчёт автопарка — это не один день во дворе, а аккуратная фиксация по каждой единице с привязкой к датам. Когда машина, документ и фото связаны одним номером, следующую проверку провести гораздо проще. Inventory оказывает услугу по учёту, маркировке и составлению реестра оборудования, мебели, техники и транспортных средств.