Как присваивать инвентарные номера: 5 правил и шаблон реестра

Как бы тщательно ни был составлен реестр основных средств, его надёжность зависит от одной графы: инвентарного номера. Именно он связывает код на бирке, строку в реестре и карточку в бухгалтерии. Если система нумерации выбрана неудачно, через год-два появляются два объекта с одинаковым номером, номера, которые «врут» после переезда в другой кабинет, и префиксы, смысл которых никто не помнит. Ниже пять правил присвоения номеров и способ удерживать их на практике.

Номер без смысла и без повторов

Соблазн «вшить» в номер кабинет, отдел или категорию велик. Например, принтер в кабинете 15 на втором этаже получает номер 2-15-PR-003. Проблема в том, что в день переезда принтера номер начинает давать неверную информацию. Если его поменять, придётся переклеивать бирку и исправлять карточку в бухгалтерии. Правильный путь: номер только идентифицирует объект, а место и категория хранятся в отдельных графах реестра. Например, INV-000125: префикс и шесть цифр, больше ничего.

Второе правило вытекает из первого: номер никогда не используется повторно. Когда объект списан, его номер освобождается, и кажется удобным отдать его новому. Не делайте этого. В старых актах, описях и архивных фотографиях этот номер по-прежнему обозначает прежний объект. Строка списанного объекта из реестра не удаляется, меняется только состояние. Новый объект всегда получает следующий свободный номер.

Один номер — один объект учёта

Осторожнее с комплектами. Компьютер, монитор и клавиатура — это один номер или три? Ответ должен совпадать с бухгалтерским учётом. Если они учтены как один объект, ставится один номер и пометка «комплект»; если раздельно — три номера. Решение записывается один раз и одинаково применяется во всех подразделениях. Иначе на следующей инвентаризации монитор окажется «излишком», а компьютер «недостачей», хотя оба стоят на месте.

Тот же вопрос нужно решить для наборов офисной мебели, станка с навесным оборудованием, автомобиля с дополнительным оснащением. Правило для каждой группы запишите в примечании к реестру.

Диапазоны для филиалов и читаемая бирка

Если филиалов или юрлиц несколько, заранее выделите каждому диапазон номеров, чтобы они не пересекались. Например, головной офис 000001–049999, филиал в Самарканде 050000–069999. Бирки можно заранее напечатать в том же порядке. Тогда исчезает риск, что два филиала в один день используют один и тот же номер. Номера выдаёт только один человек — владелец реестра.

Пятое правило касается самой бирки. Штрихкод нужен сканеру, а номер — человеку. На бирке обязательно крупный номер: если код повреждён, номер можно ввести вручную. Шрифт выбирайте такой, чтобы не путались O и 0, I и 1.

Как держать реестр живым

Правила нумерации работают вместе с реестром. По каждому объекту записывайте как минимум: инвентарный номер, наименование и модель, категорию, местонахождение, ответственного, дату покупки, стоимость, состояние и дату последней проверки. Последнюю графу забывают чаще всего, а ведь именно она показывает, какой объект никто не видел больше года. Обновлять её можно и без инвентаризации: раз в квартал отправляйте руководителям отделов выписку из реестра по их кабинетам. Они сверяют список на месте и возвращают его с подписью, а вы вписываете дату проверки.

Все эти графы есть в готовом шаблоне реестра основных средств. Категория и состояние выбираются из списка, строки, где с последней проверки прошло больше 365 дней, отмечаются автоматически, а на втором листе считаются количество и стоимость по категориям. При перемещении меняются только графы места и ответственного, номер остаётся прежним.

Вывод

Хороший инвентарный номер — без смысла, уникальный и неизменный. Место, ответственный и состояние живут в других графах реестра и меняются по мере необходимости. Inventory проводит инвентаризацию основных средств, готовит и наклеивает бирки со штрихкодами и QR-кодами и составляет реестр по этим правилам.