Asosiy vositalar reyestri yo'q: noldan ro'yxatga olish tartibi

Ko'p kompaniyalarda jihozlar ro'yxati to'liq emas yoki eskirgan: stollar boshqa xonaga ko'chgan, kompyuterlar almashtirilgan, ta'mirga ketgan stanok qaytib kelmagan, eski mebel hisobdan chiqarilmagan. Bunday ro'yxatni tuzatib o'tirgandan ko'ra, uni noldan, ob'ektni aylanib chiqib qayta tuzish ko'pincha tezroq va ishonchliroq bo'ladi. Qadamlar oddiy: avval haqiqiy ro'yxat tuziladi, keyin u hisob ma'lumotlari bilan solishtiriladi. Teskari tartibda ishlasangiz, har bir qatorda «bor edi, yo'q ekan» deb adashib yurasiz.

Reyestr maydonlarini oldindan belgilang

Aylanishni boshlashdan oldin reyestr qanday ustunlardan iboratligini hal qiling. Keyin ustun qo'shish uchun ob'ektni ikkinchi marta aylanib chiqishga to'g'ri keladi. Odatda quyidagilar kerak bo'ladi:

• yangi inventar raqami (yorliqdagi raqam bilan bir xil);
• jihozning nomi va turi, model, seriya raqami (agar bo'lsa);
• joylashuv: bino, qavat, xona;
• javobgar xodim yoki bo'lim;
• holati: yaxshi, ta'mir kerak, yaroqsiz;
• sotib olingan yili (ma'lum bo'lsa), foto raqami va izoh.

Hisobdagi qiymat va hisob toifasi ustunlarini aylanish paytida to'ldirmang. Ular buxgalteriya ma'lumotlari bilan solishtirish bosqichida paydo bo'ladi.

Ob'ektni xonama-xona aylanib chiqish

Bino sxemasini oling, har bir xonaga kod bering va marshrutni oldindan chizib qo'ying. Xonaga kirgach, soat yo'nalishi bo'yicha yuring: eshikdan boshlab devor bo'ylab, oxirida o'rtadagi jihozlarga o'ting. Har bir jihozga inventar yorlig'ini yopishtiring, seriya raqamini yozing va yorliq bilan birga suratga oling. Eng muhim qoida: jihozni hisobdagi nomi bo'yicha qidirmang. Ko'rinib turganini yozing, hisob bilan solishtirish keyin bo'ladi. Aks holda ko'zingiz ro'yxatdagini topishga moslashib, ro'yxatda yo'qni ko'rmay qoladi. Katta-kichikligini ham hozir ajratmang: stol ham, printer ham, ofis kreslosi ham reyestrga kiradi.

Maxsus holatlarni oldindan o'ylab qo'ying:

• qulflangan xonalar va seyflar kalit egasi bilan birga ochiladi;
• xodimlar uyda yoki mashinada olib yurgan jihozlar alohida ro'yxatga olinadi, keyin ularning borligi tasdiqlanadi;
• ijaraga olingan yoki begonaning jihozi «ijara» belgisi bilan alohida yoziladi;
• ochiq maydon va yordamchi binolar marshrutga kiritilishi shart.

Hisob ma'lumotlari bilan solishtirish

Aylanish tugagach, natijani buxgalteriyadagi ro'yxat bilan yonma-yon qo'ying. Har bir qator uch guruhdan biriga tushadi: mos keldi; hisobda bor, lekin natura topilmadi; natura bor, lekin hisobda yo'q. To'rtinchi guruh — ma'lumoti farq qiladigan qatorlar: model, joy yoki javobgar xodim boshqacha. Moslashtirish eng oson seriya raqami yoki inventar raqami bo'yicha bajariladi; ular bo'lmasa, nom, xona va xodimning birgalikdagi belgilariga tayanishga to'g'ri keladi. Farqlarning sabablari odatda bir xil: jihoz ko'chirilgan, sotib olinganda hisobga olinmagan, hujjatsiz berilgan yoki almashtirilganda eski raqam o'zgarmay qolgan.

Shartli misol

Faraz qilaylik, hisobda 320 ta jihoz turibdi, aylanish paytida esa 355 ta birlik topildi. Natija shunday: 298 ta mos keldi; 22 ta hisobda bor, lekin topilmadi (320 − 298 = 22); 57 ta topildi, lekin hisobda yo'q (355 − 298 = 57). Endi har bir guruh bilan alohida ishlanadi. 22 ta topilmagan jihoz bo'yicha so'raladi: boshqa filialga ko'chirilganmi, ta'mirdami, hisobdan chiqarish rasmiylashtirilmaganmi. 57 ta qo'shimcha birlik bo'yicha esa qaysilari balansga kiritiladigan asosiy vosita, qaysilari kichik qiymatli buyum ekanini buxgalter yoki yurist bilan hal qilasiz. Qolgan 298 ta qatorda esa joylashuv va javobgar xodim ma'lumotlari yangilanadi. Bunday qarorlar sanoq brigadasiniki emas, kompaniya rahbariyatiniki.

Reyestrni tirik saqlash

Noldan tuzilgan reyestr bir yilda yana eskiradi, agar uni yangilab turadigan odam bo'lmasa. Qoidalar sodda: har bir yangi jihoz yorliq bilan keladi, ko'chirish ko'chirish varaqasi bilan rasmiylashtiriladi, ketgan jihoz esa hujjat bilan hisobdan chiqariladi. Reyestrning bitta egasi bo'lsin, yilda bir marta esa tanlab tekshiruv o'tkazing.

Xulosa

Reyestrni noldan tuzish — ob'ektni aylanish, haqiqiy ro'yxat, hisob bilan solishtirish va farqlar bo'yicha qaror. Inventory jamoasi asosiy vositalar inventarizatsiyasini o'tkazadi, jihozlarni markirovka qiladi, shtrix-kod yoki QR-kod yorliqlarini yopishtiradi va reyestrni tuzib beradi, farqlar tahlilini esa hisobot bilan birga topshiradi.