Компьютеры и оргтехника: инвентаризация по серийным номерам

Ноутбуки, мониторы и принтеры быстро переходят от сотрудника к сотруднику: уволился человек — устройство отдали другому, в отделе заменили, отправили в ремонт, иногда потеряли по дороге. А в учёте так и остаётся строка «Ноутбук, 15 дюймов, 1 шт.». Между списком в учёте и реальным столом есть единственная надёжная связь: серийный номер. Разберём, как считать компьютеры и оргтехнику по этому номеру, как сопоставлять результат с учётом и на что обращать внимание.

Почему не по названию

При счёте по названию 40 одинаковых мониторов могут дать ровно 40 штук, но неизвестно, какой из них у какого сотрудника. При замене новое устройство ходит под старым названием, из ремонта может вернуться другой экземпляр, а «один принтер» в учёте оказывается двумя. Серийный номер делает каждое устройство уникальным: и строка в учёте, и рабочее место привязываются именно к нему. Это особенно заметно в офисах с большим числом сотрудников, где компьютеры часто перераспределяют между отделами.

Где искать серийный номер

• у ноутбука: наклейка на нижней крышке или в отсеке аккумулятора;
• у монитора и принтера: задняя панель или наклейка сбоку;
• на коробке и в гарантийных документах (если они сохранились);
• программный способ: сведения операционной системы или BIOS, если наклейка стёрлась;
• у принтера: иногда тестовая страница или внутренняя наклейка.

Остерегайтесь двух ситуаций. Первая: наклейка стёрлась или поверх неё наклеили другую. Вторая: если в устройстве заменили материнскую плату, внутренний номер может отличаться от номера на корпусе; такой случай записывается с пометкой.

Порядок пересчёта

1. Подготовьте учётный список с серийными номерами. Устройства, номера которых нет в учёте, отмечаются отдельно.
2. Маршрут составляется по отделам или помещениям. Пересчёт проводят, когда сотрудник на рабочем месте.
3. Серийный номер считывается сканером или камерой телефона. Ручной ввод приводит к ошибкам: нуль путается с буквой «O», единица с буквой «I».
4. Номер, инвентарная наклейка и устройство снимаются на одну фотографию.
5. Если инвентарной наклейки нет, её наклеивают; если есть, проверяют номер.
6. Сверка ведётся по серийному номеру, результаты делятся на четыре группы: совпало; в учёте есть, но не найдено; найдено, но в учёте нет; серийный номер другой (устройство заменено).

В таблице результатов обычно есть колонки: инвентарный номер, тип, модель, серийный номер, сотрудник, помещение, состояние, строка в учёте, номер фотографии и примечание.

Условный пример: 280 устройств

Допустим, в учёте 280 устройств: 150 ноутбуков и компьютеров, 90 мониторов, 40 принтеров. Результат пересчёта: у 262 серийные номера полностью совпали; у 8 номер отличается от учётного (заменены после ремонта); 10 не найдены (262 + 8 + 10 = 280); дополнительно найдено 7 устройств, которых нет в учёте. Значит, фактически осмотрено 262 + 8 + 7 = 277 устройств. Теперь с каждой группой работают отдельно: данные о заменённых обновляются, по ненайденным спрашивают у сотрудников, филиалов и ремонтных мастерских, у отсутствующих в учёте выясняют происхождение: аренда это, подарок или просто не поставили на учёт. Какое устройство списать или поставить на учёт, решают главный бухгалтер и руководство. Оцените и время: если принять, что на одно устройство уходит в среднем 2 минуты (условное значение), то 280 × 2 = 560 минут, то есть около девяти часов работы одного человека. Вдвоём это укладывается в один рабочий день.

Удалённые устройства и безопасность данных

Устройства сотрудников, которые работают из дома или в другом городе, тоже входят в пересчёт. Для них составляется отдельный список и запрашивается подтверждение: например, сотрудник присылает фото наклейки с серийным номером или показывает его по видеосвязи. Особое внимание уделите безопасности данных: счётчик не открывает устройство, не смотрит на информацию на экране, а только считывает внешнюю наклейку. Если нужен программный способ, номер показывает сам сотрудник. С бригадой пересчёта должно быть подписано соглашение о конфиденциальности.

Вывод

Пересчёт по серийным номерам превращает оргтехнику из «нескольких ноутбуков» в список конкретных устройств. Inventory проводит инвентаризацию основных средств, маркирует оборудование, готовит и наклеивает штрих-коды и QR-коды, составляет реестр, а расхождения показывает в отчёте вместе с анализом.