Какую бирку выбрать для основных средств: бумага, плёнка, металл

Бирка — единственное, что связывает строку реестра с реальным оборудованием. Если она отклеилась, стёрлась или не сканируется, связь рвётся, и при следующем пересчёте оборудование снова приходится искать вручную. Бирка на офисном столе и на горячем станке в цехе «живут» по-разному. Поэтому выбор начинается не с цены, а с условий.

Сначала оцените место

Точно выясните, где будет находиться бирка:

• офис: сухо, чисто, мало трения;
• склад: пыль, перепады температуры, частые прикосновения и трение;
• цех: масло, тепло, чистящие средства, вибрация;
• открытая площадка: солнце, дождь, ветер, снег.

Посмотрите и на поверхность: гладкий пластик, окрашенный металл, шероховатая или замасленная поверхность держат бирку по-разному. Если оборудование часто моют, бирка должна выдерживать и чистящее средство. Вместо одной бирки на всё сгруппируйте оборудование по условиям: офис, склад, цех, открытая площадка. Каждая группа получает свою бирку.

Материал: бумага, плёнка или металл

Бумажная бирка дешёвая и для офисной мебели и техники часто достаточна. Но она быстро изнашивается от влаги, трения и чистки.

Плёночная (синтетический материал) бирка устойчивее к влаге, маслу и трению. Для складов и большинства оборудования это обычный выбор.

Металлическая пластина подходит для тепла, открытого воздуха и долгого срока. Она дороже, и способ крепления (клей, заклёпка или винт) тоже нужно продумать.

Есть и отдельный вид: бирка, которая при попытке снять оставляет след. Она полезна для дорогого оборудования, потому что вы узнаете, что бирку втихую заменили.

Что должно быть на бирке

На обычной бирке бывает четыре элемента:

• уникальный инвентарный номер, крупный и читаемый глазами;
• штрихкод или QR-код;
• название или знак компании;
• короткая пометка о том, кому вернуть оборудование, если оно окажется не на месте.

Для обычного реестра в код достаточно заложить один уникальный номер. Штрихкод прост и быстро сканируется. QR вмещает больше данных на малой площади и иногда читается камерой телефона, но если цель только привязка к реестру, усложнять не нужно. Главное, чтобы рядом с кодом был инвентарный номер, который читается глазами. Важен и размер бирки: для крупного оборудования, которое сканируют издалека, код нужен покрупнее, а для небольших вещей вроде ноутбука или телефона нужна компактная бирка. Если код повредится, номер можно ввести вручную. Код привязывают не к названию или комнате, а к уникальному номеру, тогда при переезде оборудования в другую комнату бирка не меняется.

Клей и порядок наклеивания

Клей должен подходить к поверхности: для гладкой один, для шероховатой или замасленной другой. Бирка, наклеенная на пыль или масло, отвалится за несколько недель. Следуйте и инструкции на упаковке клея. Порядок такой:

1. Очистите поверхность и высушите.
2. Приложите бирку на ровное место и хорошо прижмите по всей площади.
3. Избегайте краёв, углов и мест, где часто трутся.
4. Сразу проверьте сканированием, затем внесите в реестр.

Клейте бирку каждый раз на одно и то же место, например в правый нижний угол передней панели. На крупное оборудование полезна и вторая бирка с другой стороны.

Проверьте на небольшой партии

Прежде чем закупать бирки в большом количестве, возьмите пробную партию из 10–20 штук. Наклейте на настоящее оборудование, подождите несколько дней, потрите, протрите чистящим средством и отсканируйте с обычного расстояния. Проводите пробу отдельно для каждой группы. Если результат плохой, заменить материал пока недорого. Запишите итоги пробы в таблицу: материал, место, состояние через несколько дней, сканируется ли.

Условный пример: в компании 300 единиц офисной мебели и техники, 40 единиц складского оборудования и 15 станков в цехе. Для офиса выбирают обычную плёночную бирку, для склада более стойкую плёнку, для цеха металлическую пластину или другой вариант, устойчивый к нагреву. Брать самую дорогую бирку для всего — лишние расходы, а самую дешёвую для всего — переклейка в следующем году.

Вывод

Правильную бирку выбирают, учитывая условия, материал, клей и код вместе. Inventory изготавливает, печатает и наклеивает на имущество и товары этикетки со штрихкодами и QR-кодами. Хорошая бирка ускоряет следующий пересчёт: оборудование не ищут, сканер читает с первого раза.