Inventar raqamini qanday berish kerak: 5 qoida va reyestr shabloni

Asosiy vositalar reyestri qanchalik puxta tuzilmasin, uning ishonchliligi bitta ustunga bog'liq: inventar raqami. Aynan u yorliqdagi kodni, reyestrdagi qatorni va buxgalteriyadagi kartochkani bir-biriga bog'laydi. Raqamlash tizimi noto'g'ri tanlansa, bir-ikki yildan keyin bir xil raqamli ikkita jihoz, xona o'zgargach «yolg'on gapiradigan» raqamlar va ma'nosini hech kim eslamaydigan prefikslar paydo bo'ladi. Quyida raqam berishning beshta qoidasi va ularni amalda ushlab turish usuli bor.

Raqam ma'nosiz va noyob bo'lsin

Raqamga xona, bo'lim yoki kategoriyani «tikib» qo'yish vasvasasi katta. Masalan, ikkinchi qavat 15-xonadagi printer uchun 2-15-PR-003. Muammo shundaki, printer boshqa xonaga ko'chgan kuni raqam noto'g'ri ma'lumot bera boshlaydi. Uni o'zgartirsangiz, yorliqni qayta yopishtirish va buxgalteriyadagi kartochkani tuzatish kerak bo'ladi. To'g'ri yo'l: raqam faqat jihozni aniqlaydi, joy va kategoriya esa reyestrning alohida ustunlarida turadi. Masalan, INV-000125: prefiks va oltita raqam, boshqa hech narsa.

Ikkinchi qoida birinchisidan kelib chiqadi: raqam hech qachon qayta ishlatilmaydi. Jihoz hisobdan chiqarilganda uning raqami bo'shaydi va uni yangi jihozga berib yuborish oson ko'rinadi. Bunday qilmang. Eski dalolatnomalarda, opislarda va arxivdagi suratlarda bu raqam hali ham eski jihozni bildiradi. Hisobdan chiqarilgan qator reyestrdan o'chirilmaydi, faqat holati o'zgaradi. Yangi jihoz doim navbatdagi bo'sh raqamni oladi.

Bitta raqam — bitta hisob ob'ekti

To'plamlar bilan ehtiyot bo'ling. Kompyuter, monitor va klaviatura bitta raqamdami yoki uchtadami? Javob buxgalteriya hisobi bilan bir xil bo'lishi kerak. Agar ular bitta ob'ekt sifatida hisobga olingan bo'lsa, bitta raqam va «to'plam» izohi qo'yiladi; alohida hisobga olingan bo'lsa, uchta raqam. Qaror bir marta yoziladi va barcha bo'linmalarda bir xil qo'llanadi. Aks holda keyingi sanoqda monitor «ortiqcha», kompyuter esa «kamomad» bo'lib chiqadi, holbuki ikkalasi ham joyida turibdi.

Xuddi shu savol ofis mebeli to'plamlari, stanok va unga biriktirilgan qurilmalar, avtomobil va uning qo'shimcha jihozlari uchun ham beriladi. Har bir guruh uchun qoida reyestr varag'ining izohiga yozib qo'yilsin.

Filiallar uchun diapazon va o'qiladigan yorliq

Bir nechta filial yoki yuridik shaxs bo'lsa, raqamlar to'qnashmasligi uchun har biriga oldindan diapazon ajrating. Masalan, bosh ofis 000001–049999, Samarqanddagi filial 050000–069999. Yorliqlarni ham shu tartibda oldindan chop etish mumkin. Shunda ikki filial bir kunda bir xil raqamni ishlatib qo'yish xavfi yo'qoladi. Raqamni faqat bitta odam beradi: reyestr egasi.

Beshinchi qoida yorliqqa tegishli. Shtrix-kod skaner uchun, raqam esa odam uchun. Yorliqda katta shriftdagi raqam bo'lishi shart: kod shikastlansa, raqamni qo'lda kiritish mumkin. Shrift shunday bo'lsinki, O va 0, I va 1 harflari aralashib ketmasin.

Reyestrni tirik saqlash

Raqam qoidalari reyestr bilan birga ishlaydi. Har bir jihoz uchun kamida quyidagilar yozilsin: inventar raqami, nomi va modeli, kategoriya, joylashuv, mas'ul shaxs, sotib olingan sana, qiymati, holati va oxirgi tekshiruv sanasi. Oxirgi ustun eng ko'p unutiladi, holbuki aynan u qaysi jihozni bir yildan beri hech kim ko'rmaganini ko'rsatadi. Uni sanoqni kutmasdan ham yangilash mumkin: har chorakda bo'lim rahbarlariga reyestrdan o'z xonalari bo'yicha ko'chirma yuboring. Ular ro'yxatni joyida tekshirib, imzo bilan qaytaradi, siz esa tekshiruv sanasini yozib qo'yasiz.

Bu ustunlarning hammasi tayyor asosiy vositalar reyestri shablonida bor. Kategoriya va holat ro'yxatdan tanlanadi, oxirgi tekshiruvdan 365 kundan ko'p o'tgan qatorlar avtomatik belgilanadi, ikkinchi varaqda esa kategoriyalar bo'yicha soni va qiymati jamlanadi. Jihoz ko'chirilganda faqat joy va mas'ul ustunlari o'zgaradi, raqam esa o'sha-o'sha qoladi.

Xulosa

Yaxshi inventar raqami ma'nosiz, noyob va o'zgarmas bo'ladi. Joy, mas'ul va holat reyestrning boshqa ustunlarida yashaydi va kerak bo'lganda o'zgaradi. Inventory asosiy vositalarni sanaydi, shtrix-kod va QR-kodli yorliqlarni tayyorlab yopishtiradi va reyestrni shu qoidalar asosida tuzib beradi.