Инвентаризация оборудования: рабочее, в ремонте, простаивающее

Допустим, станок в цехе числится в учёте и стоит на месте. Для бухгалтерии этого достаточно: «есть». Но собственник задаст другие вопросы: работает ли он, с каких пор простаивает, кто и когда отправил его в ремонт? Простой пересчёт оборудования на них не отвечает. Поэтому при инвентаризации нужно записывать и состояние каждой единицы. Покажем, как это можно сделать.

Три состояния и критерии

Оборудование относят к одной из трёх категорий:

• рабочее: используется или готово к немедленному использованию, видимых неисправностей нет;
• в ремонте: остановлено из-за неисправности, ремонт идёт; записывают дату начала, место (собственная мастерская или внешний подрядчик) и срок окончания;
• простаивающее: может работать или быть исправлено, но не используется. Причины разные: нет заказов, сезонный простой, износ, хранение как источника запчастей.

Бригада по пересчёту не проводит техническую экспертизу. Она записывает то, что видно, и то, что говорит ответственное лицо, а техническое заключение даёт механик или главный инженер. Эту границу нужно держать твёрдо: бригада не пишет «станок непригоден», а пишет «не работает, по словам ответственного, нужна замена подшипника». А прежде чем отметить «рабочее», спросите: когда его использовали в последний раз? Если ответ «год назад», категория ближе к простаивающему.

Что фиксируют по каждой единице

В строке отметки о состоянии указывают инвентарный номер, наименование и модель, серийный номер, местонахождение, состояние, примерную дату начала этого состояния, причину, комментарий ответственного лица и имя файла с фотографией. Важно, чтобы мнение ответственного лица стояло в отдельной колонке. Тогда в списке не смешиваются «увидела бригада» и «сказали люди», а руководитель, принимающий решение, видит источник.

Например, строка может выглядеть так: пресс, цех 2, в ремонте, примерно три недели, причина — неисправность гидравлики, ответственный — начальник цеха, указан файл с фото. Позже срок ремонта вы отслеживаете по этой же строке: недельный ремонт и ремонт, тянущийся полгода, нельзя воспринимать одинаково.

Порядок в день пересчёта

Работа с каждой единицей идёт примерно в одной последовательности:

1. Бригада проверяет, что оборудование стоит на месте, и сверяет инвентарный номер.
2. Спрашивает ответственного: когда работало в последний раз, почему остановилось, у кого ремонт.
3. Отмечается состояние, делается снимок.
4. Сказанное сверяется с документом: внутренним документом об отправке в ремонт или остановке.
5. Итоги согласуются с механиком или инженером, а спорные места записываются отдельно.

Правила фотофиксации

На каждую единицу нужно минимум два снимка: общий вид и инвентарная этикетка вместе с заводской табличкой (чтобы был виден серийный номер). Если заметна неисправность, делается третий снимок. Файлы называют по инвентарному номеру, тогда позже не придётся искать нужную фотографию. Перед тем как подойти к работающему оборудованию, спросите разрешение у ответственного лица и соблюдайте правила безопасности: рядом с движущимися частями не снимайте.

Проблемные случаи

Условный пример: в цехе пересчитали 140 единиц оборудования. 112 рабочих, 18 в ремонте, 10 простаивают. Три единицы из ремонта находятся у внешнего подрядчика, поэтому бригада их не видела, но наличие подтверждено документом об отправке в ремонт. Четыре из простаивающих стоят уже два года. Их нужно вынести отдельным списком: это вопрос к руководству, нужно ли решение о возобновлении работы, продаже или списании. Бригада такие решения не принимает. Порядок списания согласуйте с главным бухгалтером и юристом.

Оборудование, хранящееся как источник запчастей, тоже записывают с отдельной пометкой, иначе оно попадёт в число «полностью рабочего».

Оборудование, которое числится в учёте, но не найдено на месте, ищут по отдельному порядку, а в колонке состояния пишут не «не найдено», а «в поиске».

Вывод

Инвентаризация оборудования заканчивается не одним вопросом, а тремя: есть ли, где и в каком состоянии. Решения остаются за руководством, а бригада даёт для них надёжные сведения. Inventory учитывает и маркирует оборудование, мебель, технику и транспортные средства и составляет реестр; порядок внесения в реестр отметок о состоянии и фотографий можно согласовать на этапе оценки объекта.