Natijalar bo'yicha yakuniy yig'ilish: kun tartibi va qarorlar

Hisobot topshirildi, sanoq tugadi, lekin ish hali bitmagan. Farqlar qog'ozda turaveradi, agar ular bo'yicha kimdir nimadir qilmasa. Rahbariyat bilan yakuniy yig'ilish natijani ishga aylantiradi: nima aniq bo'ldi, nima hali noma'lum, kim nima qiladi. Uni hisobot topshirilgach bir necha kun ichida o'tkazing: vaqt o'tgan sari tafsilotlar unutiladi. Yaxshi o'tgan yig'ilish qirq besh daqiqa davom etadi va qarorlar bilan tugaydi. Yomoni esa uch soat cho'ziladi va hech kim nima kelishilganini eslay olmaydi.

Kimlar taklif qilinadi

Faqat ma'lumot biladigan va qaror qila oladigan odamlar:

• buyurtmachi rahbari yoki uning o'rinbosari: qarorlar uchun;
• moliya yoki buxgalteriya vakili: hisob va hujjatlar uchun;
• ombor mas'uli va moddiy javobgar shaxs: farqlarning amaliy sabablari uchun;
• sanoq rahbari (ijrochi tomondan): natijani tushuntirish uchun.

Ishtirokchilar hisobotni yig'ilishdan kamida bir kun oldin olgan bo'lishi kerak, aks holda yig'ilishning yarmi hisobotni o'qishga ketadi. Eng bahsli pozitsiyalar ro'yxatini ham oldindan yuboring. Ortiqcha odamlarni chaqirmang: ko'p odam ko'p fikr, kam qaror degani. Hisobotni olishi kerak bo'lganlarga yig'ilishdan keyin qisqa xulosa yuboring.

Kun tartibi

Taxminiy qirq besh daqiqalik reja:

1. Umumiy natija (5 daqiqa): nechta pozitsiya tekshirildi, farqlar ulushi qancha.
2. Eng katta farqlar (15 daqiqa): uch-besh pozitsiya, har biri bo'yicha faqat fakt.
3. Sabablar (10 daqiqa): nima uchun yuz bergani haqidagi taxminlar va tekshirilishi kerak bo'lganlar.
4. Qarorlar (10 daqiqa): kim, nima qiladi, qaysi sanagacha.
5. Keyingi qadamlar (5 daqiqa): qayta tekshiruv sanasi va keyingi sanoq.

Fakt, sabab va qaror bir-biridan ajratiladi. Fakt — raqam, sabab — taxmin yoki tasdiqlangan holat, qaror — harakat. Aralashib ketsa, yig'ilish «kim aybdor?» degan tortishuvga aylanadi. Bahsli pozitsiya chiqsa, yig'ilishda kim haqligini isbotlashga urinmang: qayta tekshiruvga topshiriq bering, ya'ni kim, qachon va qanday hujjatlar bilan tekshiradi.

Shartli misol

Aytaylik, 1 200 pozitsiya tekshirildi va 48 tasida farq chiqdi, ya'ni 4 foiz. Ulardan 30 tasi hujjat yoki joy xatosi, 12 tasi kamomad, 6 tasi ortiqcha. Birinchi guruh uchun qaror oddiy: hisobdagi yozuvni to'g'rilash. Kamomad (12) va ortiqcha (6) uchun avval sababni aniqlash kerak: oxirgi chiqim va kirim hujjatlari, boshqa joydagi tovar. Raqamlar shartli, lekin tuzilma muhim: farqlar turlarga bo'linsa, har biriga alohida javobgar va alohida muddat belgilanadi. Qarorlar jadvali shunday ko'rinishi mumkin:

• hujjat va joy xatolarini hisobda to'g'rilash (30 pozitsiya): buxgalter, uch ish kuni;
• kamomad sabablarini oxirgi hujjatlar bo'yicha tekshirish (12 pozitsiya): ombor mas'uli, besh ish kuni;
• ortiqcha tovar egasini aniqlash (6 pozitsiya): ombor mas'uli va sotuv bo'limi, besh ish kuni.

Qarorlar qanday qayd etiladi

Har bir qaror uchun to'rtta maydon to'ldiriladi: nima qilinadi, kim mas'ul, qaysi sanagacha, qanday natija kutiladi. Yig'ilish oxirida jadval ovoz chiqarib o'qiladi va ishtirokchilar roziligini bildiradi. U o'sha kuni xat yoki ilova sifatida hammaga yuboriladi. Kamomadni hisobdan chiqarish yoki javobgarlikni belgilash haqidagi qarorlar kompaniyaning ichki tartibiga, buxgalter va yuristning xulosasiga qarab qabul qilinadi, ularni yig'ilishda shoshilib hal qilmang.

Jadvalga yana bitta ustun qo'shing: holat (bajarildi, jarayonda, kechikmoqda). Uch kundan keyin holatni qisqa tekshiring: qaysi qaror bajarildi, qaysi biri kechikmoqda, shunda hammasi bir qarashda ko'rinadi.

Odatiy xatolar

• hisobot oldindan berilmagan, yig'ilish uni o'qishdan boshlanadi;
• qaror qila oladigan odam yig'ilishda yo'q;
• sabab emas, aybdor qidiriladi;
• qarorlar yozilmagan, bir haftadan keyin hech kim eslamaydi;
• javobgar yoki muddat belgilanmagan;
• yig'ilish cho'zilib, eng muhim savollar oxirida, charchagan odamlar bilan ko'riladi;
• qarorlar o'rniga «e'tibor beramiz» kabi umumiy va'dalar aytiladi.

Xulosa

Yakuniy yig'ilish hisobotni ishga aylantiradi, bunga esa kim, nima va qachongacha qilishi aniq yozilgandagina erishiladi. Inventory yakuniy hisobotni farqlar tahlili va tavsiyalar bilan Excel yoki 1C formatida topshiradi, shuning uchun yig'ilishni tayyor raqamlar bilan boshlash mumkin. Qolgan ish esa qarorlarni muddatida bajarishdan iborat.