Tashqi ijrochi hisoboti: bosh buxgalter va egasi nimani oladi

Sanoq tugadi, ijrochi jamoa ketdi. Qo'lingizda nima qoldi? Ko'p kompaniyada bu «Excel'dagi uzun jadval va dalolatnoma» bo'lib chiqadi. Holbuki hisobotni ikki xil odam o'qiydi va ularga turli narsa kerak. Bosh buxgalter har bir pozitsiyani ko'rishi shart, egasi esa ikki-uch sahifada savollarga javob topishi lozim: farq qancha, qayerda, nima qilish kerak. Yaxshi hisobot ikkalasiga ham xizmat qiladi.

Hisobotni kim o'qiydi

Bosh buxgalter hisob qoldig'ini haqiqiy qoldiq bilan solishtiradi, farqlarni so'mda ko'radi va hujjatlarni to'ldiradi. Unga aniqlik kerak: kod, nom, o'lchov birligi, saqlash joyi. Egasi yoki direktor tafsilotlarga kirmaydi, lekin qaror qiladi: kimdir javob beradimi, jarayon o'zgaradimi, chuqurroq audit kerakmi. Shuning uchun hisobot ikki qatlamdan iborat bo'ladi: birinchi sahifada qisqa xulosa, undan keyin to'liq ilovalar.

Birinchi sahifa: qisqa xulosa

Egasi shu sahifani o'qiydi va boshqa hech narsa o'qimasa ham, vaziyat unga tushunarli bo'lishi kerak. Unda quyidagilar turadi:

• sanoq sanasi, kesim vaqti va qamrab olingan ob'ektlar;
• jami pozitsiyalar, mos kelganlari, kamomad va ortiqchalar, dona va so'mda;
• eng katta farq chiqqan 3–5 guruh yoki zona;
• bosh xulosa: farqlar tasodifiymi yoki bir joyda takrorlanyaptimi.

Hajm va usul: nima sanaldi, nima sanalmadi

Bu bo'lim ko'pincha tashlab ketiladi, lekin ishonch aynan shu yerdan boshlanadi. Yopiq xonalar, uchinchi shaxs omborida turgan tovar, yo'ldagi yuk kabi sanalmagan joylar hisobotda alohida ro'yxat bilan ko'rsatilishi kerak. Aks holda siz ularni sanalgan deb o'ylab qolasiz. Usul ham yoziladi: ikki bosqichli tekshiruv bo'lganmi, qaysi zonalar qayta sanalgan, brigada tarkibi va kesim vaqti qanday edi. Sanoq paytida o'zgargan narsa ham yoziladi: kechasi kelgan mashina yoki sanoq vaqtida jo'natilgan buyurtma qanday e'tiborga olingani ko'rsatiladi.

Farqlar tahlili

Jadvaldan ko'ra tahlil muhimroq. Yaxshi hisobotda farqlar uch kesimda beriladi: tovar guruhi, joy va moddiy javobgar shaxs bo'yicha. Kamomad bilan ortiqcha bitta raqamga qo'shilmaydi, alohida ko'rsatiladi.

Shartli misol: 4 800 pozitsiya sanaldi, 4 590 tasi mos keldi. 130 pozitsiyada kamomad (jami 14,2 mln so'm), 80 tasida ortiqcha (4,6 mln so'm) chiqdi. Hisobotda faqat «sof kamomad 9,6 mln so'm» deb yozilsa, aralashib ketgan o'xshash tovarlar haqiqiy manzarani yashirib qo'yadi. Ikkala raqam alohida turganda esa ortiqcha qatorlar kamomad qatorlari bilan juft ekani ko'rinadi va sabab ko'pincha shu yerdan topiladi.

Har bir yirik farq yoniga sabab haqida izoh yoziladi, ammo tasdiqlangan sabab bilan taxmin bir-biridan ajratiladi. Eng qimmat 10–15 ta farq alohida jadvalda turadi: egasi birinchi navbatda shularga qaraydi, qolganini bosh buxgalter fayldan oladi.

Fayl: Excel yoki 1C

Hisobot bosh buxgalter uchun ishlaydigan fayl bo'lishi kerak, qayta terishni talab qiladigan jadval emas. Odatda quyidagi ustunlar yetarli: kod, nom, o'lchov birligi, hisob bo'yicha qoldiq, haqiqiy qoldiq, farq, narx, summa, joy, izoh. Kodlar sizning hisob dasturingizdagi kodlar bilan bir xil bo'lsa, solishtirish bir necha daqiqada tugaydi. Birinchi sahifadagi yig'indilar fayldagi qatorlar yig'indisi bilan to'liq mos kelishi shart. Bu oddiy talab, lekin raqamlar mos kelmasa, hisobotga ishonch shu zahoti yo'qoladi. Fayl turini (Excel yoki 1C) sanoqdan oldin kelishib oling.

Tavsiyalar va ilovalar

Tavsiyalarni muhimlik tartibida bering: nimani darrov tuzatish mumkin, nima uchun vaqt va qaror kerak. Ular odamlarga emas, jarayonga qaratiladi: kirim hujjatlari kechikmasin, o'xshash tovarlar alohida yorliqlansin, ochiq hujjatlar kesim kunigacha yopilsin. Har bir tavsiya yoniga mas'ul bo'lim va taxminiy muddat yozilsa, u qog'ozda qolib ketmaydi. Ilovada sanoq varaqlari, kerakli joylarda fotosuratlar va sanalmagan zonalar ro'yxati beriladi. Farqlarni hisobda qanday aks ettirish esa sizning qabul qilingan tartibingiz va bosh buxgalter qaroriga bog'liq: ijrochi faktni topshiradi, buxgalteriya yozuvini emas.

Yaxshi tashqi hisobot to'rt savolga javob beradi: nima sanaldi, nima chiqdi, nima uchun chiqdi va keyin nima qilish kerak. Inventory sanoq natijalarini farqlar tahlili va tavsiyalar bilan birga, Excel yoki 1C formatida topshiradi, shunda bosh buxgalter ham, egasi ham o'ziga kerak qismni darrov topadi.