Filiallar natijasini bitta hisobotga jamlash: tuzilma va xatolar

Yetti filial — yetti xil jadval. Birida miqdor donada, ikkinchisida qutida, uchinchisida sana yo'q, to'rtinchisida bir tovar uch xil nom bilan yozilgan. Hisobotni yig'ayotgan odam bir necha kun jadvallarni tuzatadi, rahbariyat esa yakuniy raqamga ishonmaydi. Natijada «qaysi filialda nima bo'ldi?» degan oddiy savolga bir kunda javob topilmaydi. Gap filiallarning yomon ishlashida emas: ularga yagona shakl berilmagan.

Yagona shakl sanoqdan oldin beriladi

Shaklni sanoq boshlanishidan oldin yuboring, natijalar kelgandan keyin emas. Unda quyidagilar qat'iy bo'lsin:

• ustunlar tartibi va nomi: tovar kodi, nomi, o'lchov birligi, hisobdagi qoldiq, sanalgan miqdor, farq, izoh;
• tovar kodi yagona ro'yxatdan olinadi, nomni filial o'zicha yozmaydi;
• har bir tovar uchun bitta o'lchov birligi belgilangan: dona yoki quti, ikkalasi emas;
• sarlavhada filial nomi, javobgar shaxs, kesim sanasi va vaqti ko'rsatiladi;
• faqat to'ldiriladigan kataklar ajratib ko'rsatilgan, farq va jami formulalari o'zgartirib bo'lmaydigan qilib qo'yilgan.

Bir sana, bir birlik, alohida «yo'ldagi tovar»

Kesim sanasi hamma filial uchun bir xil bo'lishi kerak, aks holda filiallar orasida ko'chirilgan tovar ikki marta sanaladi yoki umuman hisobga tushmaydi. Yo'ldagi tovarga alohida qator ajrating: qaysi filialdan qaysisiga, qachon jo'natilgan, kim qabul qilgan.

Shartli misol. A filialdan B filialga 40 dona tovar jo'natilgan, kesim paytida mashina hali yo'lda. A filial uni allaqachon hisobdan chiqargan, B filial hali qabul qilmagan. «Yo'lda» qatori bo'lmasa, umumiy yig'indida 40 dona yo'qolgandek ko'rinadi va kamomadga chiqarib yuboriladi. Bu qator bilan umumiy qoldiq to'g'ri chiqadi.

Yig'ish tartibi

1. Har bir filial faylini qabul qilganda tekshiring: sarlavha, sana, kodlar to'liqligi, bo'sh kataklar.
2. Filial o'zi ko'rsatgan jamilarni (pozitsiyalar soni va jami dona) fayldagi qatorlar bilan solishtiring.
3. Yig'ma jadvalda har bir filial alohida varaq bo'lsin, umumiy varaq esa formulalar bilan olinsin va qo'lda kiritilmasin.
4. Nazorat yig'indisini tekshiring: filiallar yig'indisi yo'ldagi tovarni hisobga olganda umumiy qoldiqqa teng bo'lsin.
5. Farqlarni filial va tovar guruhlari kesimida ko'rsating, shunda muammo qayerda to'planganini bir qarashda ko'rasiz.

Nazorat yig'indisiga shartli misol: uchta filialda 1 200, 950 va 1 400 pozitsiya bor, jami 3 550. Yig'ma jadvalda 3 510 chiqdi. Demak, 40 pozitsiya yo'lda adashgan: ehtimol, qator takrorlanmagan yoki ikkita kod bitta bo'lib qolgan. Bu farq hisobot yuborilishidan oldin topilishi kerak.

Rollar ham oldindan aniq bo'lsin. Filial mas'uli shaklni to'ldiradi va jami summalarni tasdiqlaydi. Markaziy ofisdagi hisobot muallifi fayllarni qabul qiladi, yig'ma jadvalni yuritadi va savollarni filiallarga qaytaradi. Buxgalter hisobdagi qoldiqlarni va yo'ldagi tovarni tasdiqlaydi. Savollar uchun yagona kanal va muddat belgilang, masalan, sanoq tugagach filial faylni bir ish kuni ichida yuborsin.

Yig'ma hisobot tuzilishi

Rahbar hisobotni birinchi varaqdayoq o'qiy olishi kerak. Tavsiya etiladigan tuzilma:

• birinchi varaq — qisqa xulosa: tekshirilgan pozitsiyalar soni, farqli pozitsiyalar ulushi, eng katta uchta farq;
• filiallar bo'yicha jadval: har bir filial uchun pozitsiyalar, farqlar soni va farq summasi;
• tovar guruhlari bo'yicha kesim;
• yo'ldagi va tasdiqlanmagan tovarlar alohida;
• izohlar: filiallarning tushuntirishlari va ochiq savollar.

Farq summasi qaysi narx bo'yicha hisoblanishini (tannarx yoki sotuv narxi) oldindan buxgalter bilan kelishib oling va hisobotda yozib qo'ying. Aks holda ikki xil raqam bahsga sabab bo'ladi.

Odatiy xatolar

• matn ko'rinishidagi raqamlar («1 200» probel bilan yozilgan) yig'indiga qo'shilmaydi;
• birlashtirilgan kataklar va qo'lda qo'shilgan qatorlar formulani buzadi;
• bitta tovar turli kodlar bilan kiritilgan;
• filial yuborgan jadvalini keyin o'zi «tuzatadi» va yangi versiyani izohsiz yuboradi;
• jadvallar filial nomisiz yig'ilib, qatorlar aralashib ketadi.

Xulosa

Filiallar natijasi bir hisobotga bir xil shakl, bir sana va bir o'lchov birligi bilan jamlanadi, qolganini nazorat yig'indisi tekshiradi. Inventory supermarketlar, do'konlar tarmoqlari va dorixonalarda ish jarayonini to'xtatmasdan sanash o'tkazadi, natijalarni esa farqlar tahlili bilan Excel yoki 1C formatida topshiradi.