Imzolashdan oldin hujjatlar paketini tekshirish: 10 band

Sanoq tugadi, hisob-kitob yig'ildi, komissiya a'zolari ketma-ket imzo qo'yishga shoshiladi. Aynan shu payt xatolarni eng arzon ushlash mumkin, imzodan keyin esa ular qimmatga tushadi. Opisdagi bir pozitsiya hisobotda yo'q, solishtirma qaydnomadagi jami summa qo'lda yig'ilganda mos kelmaydi, sana bir hujjatda 14-, boshqasida 15-kun bo'lib turibdi. Bunday mayda nomuvofiqliklar keyinroq buxgalter, auditor yoki rahbarning «bu nima?» degan savoliga aylanadi. Quyida imzodan oldin yurib chiqish uchun 10 bandlik ro'yxat bor.

Paketda nimalar bo'ladi

Hujjatlarning aniq nomi va shakli korxonaning ichki tartibiga hamda buxgalteriya talablariga bog'liq, shuning uchun to'liq to'plamni buxgalter bilan kelishib oling. Odatda paket quyidagilardan iborat bo'ladi:

• inventarizatsiya o'tkazish haqida buyruq va komissiya tarkibi;
• inventarizatsiya ro'yxatlari (opis): sanoq vaqtida to'ldirilgan varaqlar;
• sanoq sanasidagi hisob qoldig'i;
• solishtirma qaydnoma: hisob va haqiqiy qoldiq orasidagi farq;
• dalolatnoma yoki yakuniy hisobot;
• tushuntirish xatlari, ilovalar va suratlar.

Paketga nimalar kirishini sanoqdan oldin yozib qo'ysangiz, oxirida yetishmayotgan hujjatni qidirib kunlarni yo'qotmaysiz.

Tekshiruvning 10 bandi

Imzo qo'yishdan oldin har bir bandni belgilab chiqing:

1. Sana va vaqt. Sanoq sanasi barcha hujjatda bir xil, qoldiq qaysi sanaga olingani aniq yozilgan.
2. Komissiya tarkibi. Dalolatnomadagi ismlar buyruqdagi bilan mos, hamma ishtirokchi imzo qo'ygan.
3. Javobgar shaxslar. Har bir moddiy javobgar shaxs ro'yxatda bor va uning tilxati, ya'ni barcha kirim-chiqim hujjatlari topshirilgani haqidagi yozuvi mavjud.
4. Varaqlar. Opis varaqlari raqamlangan, birortasi yo'qolmagan, o'chirilgan yoki tuzatilgan joylar imzo bilan tasdiqlangan.
5. Pozitsiyalar soni. Opisdagi qatorlar soni hisobotdagi bilan mos.
6. Birliklar. Dona, kilogramm, quti: har bir tovar uchun birlik hamma hujjatda bir xil.
7. Yig'indilar. Kamomad va ortiqcha summalari qo'lda qayta yig'ib tekshirilgan.
8. Izohlar. Har bir farq uchun izoh yoki tushuntirish xati bor, «izohsiz» qator qolmagan.
9. Kesim sanasi. Sanoqdan keyingi kirim-chiqim qoldiqqa qo'shilgani yoki qo'shilmagani aniq yozilgan.
10. Ilovalar. Tashqaridagi qoldiq tasdig'i, suratlar va tushuntirishlar biriktirilgan, ilovalar soni dalolatnomada ko'rsatilgan.

Shartli misol

Opisda 1 240 qator, solishtirma qaydnomada esa 1 238. Ikki qator yetishmayapti. Tekshirilganda ma'lum bo'ldi: ikki pozitsiya oxirgi varaqda turgan va qaydnomaga ko'chirilmagan. Imzodan oldin tuzatildi. Agar buni keyinroq auditor topsa, dalolatnomani qayta ochishga to'g'ri keladi. Raqamlar shartli.

Eng ko'p uchraydigan nomuvofiqliklar

Ro'yxat bo'yicha ishlashdan oldin qaysi joylar ko'proq chalkashishini bilib qo'ygan foydali:

• bir tovar opisda va hisobotda ikki xil nom bilan yozilgan;
• yaxlitlash har xil: bir hujjatda 12,5 kg, boshqasida 13 kg;
• bir tovarning ortig'i boshqasining kamomadi bilan izohsiz qoplangan;
• tuzatilgan raqam yonida imzo va sana yo'q;
• sanoqdan keyingi kirim qoldiqqa qo'shilgan, lekin buni hech kim yozib qo'ymagan.

Bularning ko'pi qasddan emas, shoshilish va ko'chirishdagi xato. Lekin keyinchalik ularni beparvolik deb baholashlari mumkin, shuning uchun imzodan oldin tuzatib qo'ygan ma'qul. Bir tovarning ortig'i va boshqasining kamomadini o'zaro qoplash tartibi buxgalter bilan kelishilishi kerak.

Tekshiruvni kim va qachon o'tkazadi

Eng yaxshi usul: paketni sanoqda qatnashmagan odamga, ya'ni yangi ko'zga ko'rsatish. Bu buxgalter yoki komissiyaning boshqa a'zosi bo'lishi mumkin. Tekshiruvga imzodan kamida bir kun oldin vaqt ajrating: shoshilganda ro'yxatning o'zi rasmiyatchilikka aylanadi. Topilgan nomuvofiqlik hujjat egasiga qaytariladi, tuzatish esa sana va imzo bilan kiritiladi, eski yozuv o'chirib tashlanmaydi.

Imzodan keyin

Imzolangan paketga o'zgartirish kiritish alohida tartib talab qiladi: asl hujjat o'zgarmaydi, tuzatish qo'shimcha hujjat sifatida rasmiylashtiriladi. Barcha nusxalar bir xil bo'lishi kerak, ularni bir joyda va bir tartibda saqlang: shunda keyinroq hujjatni qidirishga vaqt ketmaydi. Paket qayerda va qancha saqlanishi buxgalteriya qoidalariga bog'liq, buni buxgalter bilan aniqlab oling.

Xulosa

Imzodan oldingi tekshiruv bir soat oladi, imzodan keyingi tuzatish esa bir necha kun. Inventory TMB va asosiy vositalar inventarizatsiyasi natijasini farqlar tahlili bilan Excel yoki 1C formatida topshiradi, shu sababli buxgalter hujjat paketini tayyor raqamlarga solishtirib tekshira oladi.