Inventarizatsiya hujjatlarida kim nimaga imzo qo'yadi: imzo jadvali

Inventarizatsiya hujjati to'g'ri to'ldirilgan bo'lishi mumkin, lekin kerakli imzo bo'lmasa, uning og'irligi pasayadi: audit, rahbariyat yoki ichki tekshiruv paytida «buni kim tasdiqlagan?» degan savol paydo bo'ladi. Ko'pincha imzolar sanoq tugagach, shoshilinch, tasodifiy yig'iladi: kimdir ta'tilda, kimdir varaqni o'qimay imzolaydi. Shuning uchun imzo jadvalini sanoqdan oldin tuzib qo'ygan ma'qul. Quyida amaliy andoza bor. Hujjat nomlari va imzo qo'yadiganlar doirasi kompaniyaning ichki reglamentiga va amaldagi talablarga bog'liq, shuning uchun yakuniy jadvalni bosh buxgalter yoki yurist bilan tasdiqlang.

Hujjatlar zanjiri va imzo egalari

Odatda zanjir quyidagicha bo'ladi (har bir qatorda: hujjat — kim imzolaydi — nimani tasdiqlaydi):

• Inventarizatsiya o'tkazish buyrug'i — rahbar; komissiya a'zolari esa u bilan tanishganini imzolaydi — komissiya tarkibi, kesim sanasi, muddat va ob'ektlar.
• Hujjatlar topshirilganligi haqidagi tilxat — moddiy javobgar shaxs — sanoqdan oldingi barcha kirim va chiqim hujjatlari buxgalteriyaga topshirilgan va oxirgi hujjat raqamlari ko'rsatilgan.
• Sanoq varaqlari — komissiya a'zolari yoki brigadir, shuningdek javobgar shaxs — sanalgan miqdor to'g'ri yozilgan.
• Farqlar qaydnomasi — komissiya a'zolari va buxgalter — hisobdagi va sanalgan qoldiq o'rtasidagi farq to'g'ri hisoblangan.
• Dalolatnoma yoki ijrochining yakuniy hisoboti — ijrochi va buyurtmachi komissiyasining raisi — ish bajarilgan, natija topshirilgan va qabul qilingan.
• Farqlar bo'yicha qaror — rahbar — kamomad yoki ortiqchani qanday rasmiylashtirish haqidagi qaror.

Zanjirning qoidasi shunday: har bir keyingi hujjat oldingisiga tayanadi. Buyruqsiz komissiya vakolatsiz qoladi, tilxatsiz sanoq boshlansa «qaysi hujjatlar hisobga kirgan» degan savol ochiq turadi, farqlar qaydnomasisiz esa rahbar qarori asossiz bo'ladi. Shuning uchun bitta bo'g'in tushib qolsa, zanjirni keyin tiklash odatda boshidan to'g'ri yig'ishdan qimmatroqqa tushadi.

Imzo qo'yish tartibi

Jadvalning o'zi yetarli emas, uni bajarish qoidalari ham kerak:

1. Imzoni faqat vakolatli shaxs qo'yadi. Birovning o'rniga imzo qo'yilmaydi; xodim yo'q bo'lsa, o'rinbosar buyruq bilan belgilanadi.
2. Imzodan oldin hujjat to'liq to'ldiriladi. Bo'sh qatorlar chizib tashlanadi, imzodan keyin hech narsa qo'shilmaydi.
3. Imzo yonida to'liq ism-sharif va sana yoziladi.
4. Tuzatish chizib qo'yiladi, yoniga tuzatgan odamning imzosi va sanasi qo'yiladi.
5. Sanoq varaqlari har kuni smena oxirida imzolanadi, «ertaga imzolaymiz» deb qoldirilmaydi.
6. Nusxalar oldindan taqsimlanadi: qaysi nusxa buxgalteriyada, qaysi biri ombor mudirida, qaysi biri ijrochida qoladi.

Tashqi ijrochi bilan kim nimaga javob beradi

Sanoqni tashqi jamoa o'tkazganda ham javobgarlik chegarasi aniq bo'lishi kerak. Ijrochi o'z hisobotidagi sanoq natijasining to'g'riligi uchun javob beradi va uni topshirganini imzolaydi. Farqlar bo'yicha qaror qabul qilish, hisobga olish yoki hisobdan chiqarish esa buyurtmachi komissiyasi va rahbariyatning ishi. Ijrochini komissiya tarkibiga kiritish-kiritmaslik masalasini ham ichki hujjatlar bo'yicha yurist bilan hal qiling.

Shartli misol: imzolar soni

Faraz qilaylik, komissiyada 5 a'zo, 2 ta javobgar shaxs bor va 40 ta sanoq varaqi to'ldirildi. Har bir varaqda kamida uch imzo kerak: komissiyadan ikki a'zo va javobgar shaxs. Jami 40 × 3 = 120 ta imzo. Agar varaqlar sanoq tugagach, bir kunda yig'ilsa, odamlar o'qimay imzolaydi yoki kimdir yetishmay qoladi. Varaqlar har kuni smena oxirida yig'ilsa, bu 15–20 daqiqalik ish bo'ladi va xatolar o'sha kuniyoq tuzatiladi.

Odatiy xatolar

• Imzo sanasi sanoq sanasidan keyin, lekin hujjatda sanoq kuni ko'rsatilgan. Bu ishonchni buzadi.
• Komissiyadan bir kishi hamma varaqqa o'rtoqlari o'rniga imzo qo'yadi.
• Rahbar qarori farqlar qaydnomasidan oldin imzolanadi.
• Ijrochining hisoboti imzosiz, faqat elektron pochta orqali «qabul qilindi» degan javob bilan yopiladi.

Xulosa

Imzo jadvali hujjatlarni sodda va tushunarli tartibga soladi: kim nimani ko'rgan, tekshirgan va tasdiqlagan bo'lsa, shu odam imzo qo'yadi, boshqa hech kim emas. Inventory sanoqni mustaqil ijrochi sifatida o'tkazadi va farqlar tahlili bilan hisobot topshiradi, imzolar va farqlar bo'yicha qaror esa buyurtmachi komissiyasi zimmasida qoladi.