Проверка пакета документов перед подписанием: 10 пунктов

Пересчёт закончен, цифры собраны, члены комиссии спешат один за другим поставить подписи. Именно сейчас ошибки ловятся дешевле всего, а после подписи обходятся дорого. Одна позиция из описи пропала в отчёте, итог сличительной ведомости не сходится при ручном пересчёте, дата в одном документе 14-е, в другом 15-е. Такие мелкие несоответствия потом превращаются в вопрос бухгалтера, аудитора или руководителя: «а это что?» Ниже контрольный список из 10 пунктов, который стоит пройти до подписания.

Что входит в пакет

Точное название и форма документов зависят от внутреннего порядка предприятия и требований бухгалтерии, поэтому полный комплект согласуйте с бухгалтером. Обычно пакет состоит из таких документов:

• приказ о проведении инвентаризации и состав комиссии;
• инвентаризационные описи: листы, заполненные во время пересчёта;
• учётный остаток на дату пересчёта;
• сличительная ведомость: расхождение между учётом и фактом;
• акт или итоговый отчёт;
• объяснительные, приложения и фотографии.

Если записать состав пакета до пересчёта, в конце не придётся терять дни на поиск недостающего документа.

10 пунктов проверки

Перед подписанием отметьте каждый пункт:

1. Дата и время. Дата пересчёта во всех документах одинакова, ясно указано, на какую дату взят остаток.
2. Состав комиссии. Фамилии в акте совпадают с приказом, все участники подписали.
3. Материально ответственные лица. Каждое МОЛ есть в списке, и у него есть расписка о том, что все приходные и расходные документы сданы.
4. Листы. Листы описи пронумерованы, ни один не потерян, зачёркнутые и исправленные места заверены подписью.
5. Число позиций. Количество строк в описи совпадает с отчётом.
6. Единицы. Штуки, килограммы, коробки: для каждого товара единица во всех документах одна и та же.
7. Итоги. Суммы недостачи и излишка пересчитаны вручную.
8. Пояснения. На каждое расхождение есть пояснение или объяснительная, строк «без пояснений» не осталось.
9. Дата среза. Чётко записано, включены ли в остаток приход и расход после пересчёта.
10. Приложения. Подтверждение внешнего остатка, фотографии и объяснения приложены, число приложений указано в акте.

Условный пример

В описи 1 240 строк, а в сличительной ведомости 1 238. Не хватает двух строк. При проверке выяснилось: две позиции стояли на последнем листе и не были перенесены в ведомость. Исправили до подписи. Если бы это позже нашёл аудитор, пришлось бы вновь открывать акт. Цифры условные.

Самые частые несоответствия

Прежде чем идти по списку, полезно знать, где путаница возникает чаще всего:

• один товар назван по-разному в описи и в отчёте;
• округление разное: в одном документе 12,5 кг, в другом 13 кг;
• излишек одного товара без пояснения покрыт недостачей другого;
• рядом с исправленной цифрой нет подписи и даты;
• приход после пересчёта включён в остаток, но никто этого не записал.

Многое из этого происходит не намеренно, а из-за спешки и ошибок при переносе. Но позже такие вещи могут расценить как небрежность, поэтому до подписи лучше всё исправить. Порядок взаимного покрытия излишка одного товара и недостачи другого согласуйте с бухгалтером.

Кто и когда проверяет

Лучший способ: показать пакет человеку, не участвовавшему в пересчёте, то есть свежему взгляду. Это может быть бухгалтер или другой член комиссии. На проверку выделите время минимум за день до подписания: в спешке сам список превращается в формальность. Найденное несоответствие возвращают владельцу документа, а исправление вносят с датой и подписью, не стирая прежней записи.

После подписания

Изменения в подписанный пакет вносятся по отдельному порядку: исходный документ остаётся прежним, а исправление оформляют дополнительным документом. Все экземпляры должны быть одинаковыми, хранить их лучше в одном месте и в одном порядке: тогда позже не придётся тратить время на поиск документа. Где и сколько хранить пакет, определяют правила бухгалтерского учёта, это уточните у бухгалтера.

Вывод

Проверка перед подписью занимает час, а исправление после подписи — несколько дней. Inventory передаёт итоги инвентаризации ТМЦ и основных средств с анализом расхождений в формате Excel или 1С, поэтому бухгалтеру проще сверять пакет документов с готовыми цифрами.