ТМЦ у подрядчиков и в ремонте: контроль остатков вне склада
Материал, переданный в переработку или ремонт, уже не лежит на складе, но числится на балансе. Как вести список таких остатков и подтверждать их наличие.
Вы передали ткань в швейный цех, отправили узел станка в ремонт, отдали сырьё партнёру на переработку. На складе этого нет, но в учёте оно числится. В день инвентаризации вы пересчитываете стеллажи, а «внешний» остаток либо забывают, либо каждый называет свою цифру. В итоге недостача и излишек появляются там, где их на самом деле нет. Разберём, как вносить такие остатки в список и подтверждать их наличие.
Что может находиться вне склада
Обычно встречаются четыре ситуации:
- сырьё и материалы, переданные в переработку: пошив, обработка древесины, фасовка, покраска;
- детали оборудования и запчасти, отправленные в ремонт или на техобслуживание;
- образцы, переданные на испытания, выставку или в лабораторию;
- товар, оставленный на хранение на складе другой организации.
Во всех случаях имущество остаётся вашим, а физически находится в другом месте. Поэтому на складе его не пересчитать, но и пропустить его нельзя: остаток в учёте есть, значит, его наличие нужно подтвердить.
Реестр внешних остатков
Первый шаг: опирайтесь не на память, а на открытые документы. По каждой записи о передаче, по которой возврата ещё не было, составьте отдельный список:
- Наименование, единица измерения и переданное количество.
- Кому передано: название организации и ответственное лицо.
- По какому документу и в какую дату передано.
- Срок возврата и согласованная в договоре норма технологических отходов.
- Текущее состояние: в обработке, готово, возвращается, в ремонте.
Если один и тот же материал передавали несколько раз, каждую передачу записывайте отдельной строкой, а не суммой: когда исполнитель вернёт часть, будет видно, какая партия закрыта. Готовьте список за несколько дней до пересчёта, а накануне обновите: уберите то, что вернулось, и добавьте недавно переданное.
Как подтвердить остаток
Одного списка мало, нужно убедиться, что материал действительно лежит там, где заявлено. Есть два пути, и чаще всего используют оба.
Первый: письменное подтверждение. Попросите у исполнителя подписанное письмо об остатке на дату пересчёта, где указаны наименование, количество и состояние материала. Задайте в запросе конкретный вопрос: «сколько материала, в каком состоянии и по какому документу находится у вас на дату пересчёта?» Общая просьба «подтвердите остаток» часто приводит к расплывчатому ответу. Второй: осмотр на месте. По дорогим или важным позициям лучше приехать и сфотографировать остаток. Возможно, придётся ехать в другой город или область, поэтому закладывайте время заранее.
Условный пример
В швейный цех передано 400 метров ткани. В письме цеха сказано: на готовые изделия ушло 355 метров, остаток 20 метров, отходы раскроя 25 метров. Сумма 355 + 20 + 25 = 400, цифры сходятся. Теперь вы сравниваете отходы с нормой из договора. Если норма составляет 5 процентов, допустимые отходы равны 20 метрам, а лишние 5 метров нужно объяснить отдельно. Цифры приведены только для примера.
Что делают в день пересчёта
В день пересчёта по внешним остаткам выполняют три действия. Во-первых, в последний раз сверяют список с открытыми документами: накануне что-то могли ещё отправить или вернуть. Во-вторых, каждому исполнителю отправляют запрос и называют срок ответа. В-третьих, пока подтверждение не пришло, позицию оставляют в статусе «не подтверждено» и не пишут «не найдено».
Подтверждённые остатки выносят в акте в отдельный раздел: «остаток, находившийся на дату инвентаризации в другой организации». Так остаток, сосчитанный на складе, не смешивается с тем, что лежит снаружи, и комиссия видит обе части отдельно.
Типичные ошибки
- возвращённый материал не оприходован на склад, а у исполнителя записано «возвращено»;
- исполнитель называет остаток на другую дату;
- деталь, находившаяся в ремонте, уничтожена у исполнителя, но числится в учёте;
- список хранится в памяти одного сотрудника, а не в документе;
- в день пересчёта забыли остановить отправку и возврат материалов.
Вывод
Внешний остаток может быть небольшой частью пересчёта, но именно он нередко вызывает вопросы к акту. Как вести его в учёте, оформлять недостачу или списывать технологические отходы, зависит от правил бухгалтерского учёта, поэтому такие вопросы согласуйте с бухгалтером или юристом. Inventory при инвентаризации ТМЦ помогает вместе с пересчётом склада составить отдельный список внешних остатков и включает анализ расхождений в отчёт.