Инвентаризация после пожара, потопа или кражи
После происшествия нужно быстро и документально выяснить, что уцелело и что потеряно. Как вести пересчёт для страховой, расследования и списания.
Пожар потушен, вода откачана или кража обнаружена. На складе беспорядок, все говорят: «давайте скорее уберём и вернёмся к работе». Но именно эта спешка потом обходится дороже всего. Если не подтвердить документами, что уцелело и что потеряно, разговаривать со страховщиком, бухгалтерией и руководством будет трудно. Инвентаризация после происшествия отличается от обычного пересчёта: она должна быть быстрее, осторожнее и подробнее задокументирована.
Первые часы: сначала безопасность
В первую очередь стоит безопасность людей. Пока компетентные службы не разрешили, на склад не заходите: опасность могут создавать электричество, газ, обрушившиеся конструкции или вредные вещества. Затем «заморозьте» место: не убирайте, не выбрасывайте и не сдвигайте повреждённый товар. Сначала снимите общие фотографии, потом крупные планы и видео, запишите дату и время. Ограничьте список лиц, имеющих доступ, и поставьте в известность руководство. Если есть договор страхования, в нём могут быть сроки уведомления, поэтому сразу свяжитесь со страховщиком.
Порядок пересчёта: три категории
Когда зона безопасна, разделите склад на участки и разбейте товар в каждом на три категории:
- Целый: не повреждён, его можно использовать или продавать.
- Частично повреждённый: количество и степень повреждения описываются отдельно.
- Утраченный или непригодный: пока не изменяется, только учитывается.
Каждая категория лежит в отдельном месте и обозначена меткой своего цвета. При подсчёте повреждённого товара записывайте название, количество, вид повреждения и номер файла фотографии. По утраченному товару опирайтесь не на память, а на последние документы: последний отчёт об остатках, свежие приходы и расходы и адрес ячейки.
Работу лучше разделить на два этапа. Первый: быстрая оценка, то есть примерный объём и состояние по участкам, она даёт руководству и страховщику первичную картину. Второй: полный пересчёт по позициям, и основным документом станет именно он. Запишите, что быстрая оценка не является итоговым расчётом.
Даже товар, у которого упаковка выглядит целой, может быть повреждён. Прежде чем считать пригодными намокшие или пострадавшие от дыма продукты питания и лекарства, нужно заключение специалиста: решать это самостоятельно не стоит.
Условный пример
Небольшой склад затопило, на нём было 12 паллет товара. После пересчёта: 3 паллеты целые, 4 паллеты частично повреждены (упаковка мокрая, товар внутри сухой), 5 паллет непригодны. На каждую паллету наклеили номер, сфотографировали, записали ответственного сотрудника и дату. Пересчёт, оформленный так, становится основой для дальнейших разговоров. Цифры условные.
Оформление документов
Пересчёт после происшествия требует больше документов, чем обычный: каждый лист с датой и временем, список фотографий привязан к листам, состав комиссии чётко указан. Если возможно, в комиссию включают человека, не имеющего прямого отношения к работе склада. Исходные фотографии и файлы храните без изменений, а отредактированная копия пусть лежит отдельно. Всю переписку и записи соберите в одну папку — «папку происшествия». Если пересчёт растягивается больше чем на день, подводите и подписывайте итоги каждого дня вечером, чтобы на следующий день не начинать работу заново. Не забывайте и о том, что люди работают уставшими и в тяжёлой обстановке, поэтому планируйте смены и перерывы.
Страховка, списание и проверка
Какие документы нужны после происшествия, как подавать страховое требование, списывать товар или проводить проверку, зависит от вашей ситуации, условий страхования и действующих правил. Эти вопросы заранее согласуйте со страховщиком, бухгалтером и юристом. К таким же вопросам относится и то, по какой цене оценивать товар: по себестоимости или по рыночной. Инвентаризация лишь собирает доказательную базу для таких решений: она не определяет, кто виноват и что должно быть выплачено.
Типичные ошибки
- «уборка»: повреждённый товар вывозят, не сфотографировав;
- повреждённый и целый товар смешивают;
- утраченное записывают по памяти, а не по документам;
- пересчёт проводит один человек и сам же подписывает;
- при съёмке не указаны дата и точное место.
Вывод
Пересчёт после происшествия проходит в напряжённой обстановке, поэтому порядок и документы здесь особенно важны. Inventory как независимый внешний исполнитель помогает быстро пересчитать склад и передать результат с документами, а решения по страховке, проверке и списанию остаются за вашими ответственными лицами и специалистами.