Инвентаризация филиалов: единый стандарт и несколько бригад

Если в сети магазинов или аптек каждый филиал пересчитывает товар по-своему, головной офис получает двенадцать непохожих друг на друга отчётов. В одном считают товар с истёкшим сроком, в другом нет; один добавляет закрытое помещение, другой забывает; третий закрывает документы ночью, четвёртый утром. В итоге филиалы нельзя сравнить, и трудно сказать, где настоящая проблема. Решение простое: единый стандарт и график бригад.

Что входит в единый стандарт

Стандарт — это инструкция на одну-две страницы, одинаковая для всех филиалов. В ней записывают:

• время среза и правило закрытия документов: одинаковый час и одинаковый порядок во всех филиалах;
• что считается и что записывается отдельно: брак и товар с истёкшим сроком, возвраты, образцы на витринах, товар в пути и принадлежащий третьим лицам;
• способ пересчёта: деление на зоны, ведомость, двухэтапная проверка, сканер;
• коды и наименования товаров: из каталога головного офиса, одинаковые во всех филиалах;
• правило повторной проверки расхождений: с какой суммы разница пересчитывается заново;
• форму отчёта: одинаковые колонки для всех филиалов;
• ответственность: задачи директора филиала, бригадира и центрального координатора.

Выдайте инструкцию директорам филиалов за неделю до пересчёта и соберите вопросы: они часто замечают детали, которых не видит головной офис, например, что часть товара хранится только во внутренней комнате.

Бригады и график работ

Пересчитывать все филиалы за одну ночь не обязательно, а часто и невозможно. Обычно одна бригада обходит несколько филиалов подряд, а для региональных филиалов учитывают и время в пути. Состав бригады определяют по размеру филиала: в крупный направляют больше людей, а на случай болезни и опозданий держат резервную бригаду.

Условный пример: 12 филиалов, 3 бригады, график на 5 дней. В первый день пересчитывают один пилотный филиал: бригадиры всех трёх бригад находятся там, стандарт проверяется на практике, выявленные недочёты вносятся в инструкцию. Во второй, третий и четвёртый дни каждая бригада пересчитывает по одному филиалу в день, всего девять. На пятый день пересчитывают оставшиеся два филиала.

Центральный контроль и сравнение результатов

За всем процессом следит один координатор. В конце дня он получает от каждой бригады короткий отчёт о ходе работ: что пересчитано, какие были проблемы, где нарушен стандарт. Случаи нарушений (например, филиал внёс документы после времени среза) выявляются сразу, и при необходимости филиал пересчитывают заново.

Итоги собираются в единую таблицу, поэтому форма отчёта для всех должна быть решена до пересчёта. При сравнении результатов разницу берут не в сумах, а в отношении к обороту или объёму остатков филиала, иначе крупный филиал всегда выглядит хуже. Так можно составить рейтинг филиалов по одной мерке. Прежде чем винить филиал с худшим показателем, рассмотрите причину отдельно: иногда это не плохая работа, а другой ассортимент или режим работы.

Роль сотрудников филиала

Директор филиала готовит пересчёт: разделяет товар по зонам, закрывает документы к времени среза, показывает бригаде места и ставит подпись на ведомостях. Сам пересчёт выполняют не сотрудники филиала, а бригада: человек, считающий собственную полку, хуже видит ошибку. Сотрудники филиала отвечают на вопросы и показывают, где что лежит. Так ответственность делится: подготовка в филиале, пересчёт у бригады, контроль в центре.

Региональные филиалы

Для региональных филиалов добавьте в график время на дорогу и ночёвку. Сканеры, принтеры этикеток и зарядные устройства нужно взять с собой, поэтому оборудование заранее пересчитывают и отправляют с запасным комплектом. С учётом местных базарных дней и праздников день пересчёта назначают на тот день, когда нагрузка на этот филиал минимальна. Телефоны центрального координатора и директора регионального филиала обменивают заранее.

Вывод

В пересчёте филиалов важна не скорость, а сопоставимость: головной офис доверяет итогам только тогда, когда все филиалы считают по одним правилам. Inventory проводит быстрый пересчёт в торговых сетях и аптеках без остановки работы и обслуживает все регионы Узбекистана.