ТМЦ в средней и крупной компании: роли отделов при инвентаризации

В небольшом магазине товар пересчитывают один-два человека. В средней и крупной компании складов несколько, сотрудников сотни, а подразделений десятки. Если считать инвентаризацию делом одного склада, она обязательно застрянет: остатки лежат в бухгалтерии, права доступа к программе у ИТ, проходная и пропуска у охраны, а сведения о товаре в пути и о забронированном товаре у отделов продаж и закупок. Разберём по порядку, что должен сделать каждый.

Подразделения и их задачи

• Бухгалтерия: готовит списки остатков на дату среза, закрывает открытые приходные и расходные документы, определяет порядок отражения результатов в учёте.
• Склад и материально ответственные лица: наводят порядок, группируют товар по зонам, отделяют брак и возвраты, в день пересчёта находятся на объекте.
• ИТ: выгружает остатки из программы, останавливает или «замораживает» операции на время пересчёта, обеспечивает загрузку результатов обратно, открывает команде исполнителя доступ только к нужным данным.
• Служба безопасности: отвечает за пропуска, контроль входа и порядок выдачи ключей, охраняет территорию в день пересчёта.
• Отделы продаж и закупок: дают списки товара в пути, зарезервированного для клиентов и находящегося на комиссии, договариваются с поставщиками, чтобы в день среза приходы не принимались.
• Руководители подразделений: выделяют представителей в комиссию и обеспечивают занятость своих сотрудников в день пересчёта.
• Руководство: издаёт решение о проведении пересчёта, утверждает состав комиссии и принимает решения по итогам.

Этот перечень не универсален: в одних компаниях добавляются логистика, производство или проектные отделы. Важно, чтобы ни одно подразделение не осталось в стороне со словами «нас это не касается».

Из кого формируется комиссия

В комиссию обычно входят представители бухгалтерии, склада, охраны и руководителей подразделений. Материально ответственное лицо участвует в пересчёте, но свою зону в одиночку не считает: присутствие второй стороны повышает доверие к результату. Если пересчёт проводит внешний исполнитель, считать товар поручается ему, а члены комиссии дают пояснения, отвечают на вопросы и подтверждают документы. Состав запишите в решении руководства и заранее определите, кто кого заменяет на случай отпуска или болезни. Если в решении руководства записана и задача каждого участника, в течение дня не возникает вопроса «кто отвечает». Порядок оформления документов уточните у главного бухгалтера.

По времени: кто когда работает

Работу удобно разделить на три этапа:

1. За 3–4 недели до пересчёта: руководство принимает решение, назначается координатор, определяются перечень объектов и исполнитель.
2. За одну-две недели: бухгалтерия начинает закрывать открытые документы, склад наводит порядок, а ИТ пробует выгрузить остатки в порядке теста.
3. В день пересчёта и после него: операции останавливаются, бригады расходятся по зонам, представители подразделений отвечают на вопросы; затем разбираются расхождения, по каждому крупному пишется пояснение, и руководство принимает решение.

Типичные конфликты

Условный пример: в компании с тремя складами пересчитывают 12 000 позиций. Отдел продаж утром в день пересчёта отправляет «срочную» отгрузку, а документ вносит позже. ИТ выгружает остатки через два часа после начала работы. В итоге расхождения появляются в двух местах, хотя на самом деле ничего не пропало. Вот что повторяется чаще всего:

• документ внесён после времени среза, а товара на складе уже нет;
• список остатков выгружен на время до начала пересчёта;
• сотрудник подразделения не вышел, потому что ему никто не сообщил;
• охрана не знает состава бригады и задерживает вход утром.

Все эти случаи связаны не с товаром, а с договорённостями между подразделениями. Предупредить их легко: разошлите дату и час среза всем подразделениям письменно, пусть отделы продаж и закупок сдадут списки товара в пути и в резерве за день до пересчёта, а утром в день работ координатор проведёт 15-минутную планёрку и спросит каждого о готовности.

Вывод

В средней и крупной компании качество пересчёта зависит не столько от труда на складе, сколько от согласованности подразделений. Когда роли записаны заранее и каждый знает свою задачу и срок, день пересчёта проходит спокойно. Inventory проводит инвентаризацию ТМЦ собственной бригадой: ваши сотрудники не отвлекаются от основной работы, а подразделения занимаются только подготовкой и передачей данных.