Регламент на бумаге и практика на складе: что видит аудит

Правила склада есть на бумаге: порядок приёмки, размещения, отпуска и инвентаризации. Но стоит прийти в смену, и видишь, что работают иначе: приёмку откладывают на вечер, товар «временно» где-то лежит, таблицу заполняют по списку, который сотрудник составил сам. Обычно это не злой умысел, а способ ускорить работу. Однако недостачи и ошибки возникают именно из-за этой разницы. Как аудитор её находит?

Начинаем с документа, но не останавливаемся на нём

Сначала аудитор читает письменные правила: приёмку, размещение, сборку, отгрузку, возврат и порядок инвентаризации. Цель — узнать, «как должно быть». Заодно проверяется сам документ:

• указаны ли его дата и кто его утвердил;
• записано ли, кто отвечает за каждый процесс;
• учтены ли исключительные случаи (товар не найден, документ опаздывает);
• где новый сотрудник может его взять и прочитать.

Во многих складах правила написаны несколько лет назад, а склад изменился: новые товары, новые места, новые сотрудники. Тогда документ и жизнь расходятся.

Наблюдаем смену

Затем аудитор идёт на склад и наблюдает: ничего не спрашивает, никому не мешает. Сотрудникам он заранее объясняет, зачем пришёл: цель в том, чтобы проверить процесс, а не человека. Час-два он проводит в зоне приёмки, час-два в зоне сборки. На что он обращает внимание:

• оформляется ли документ одновременно с товаром или позже;
• кладут ли товар на положенное место или «куда есть свободное место»;
• признаки «второго учёта» вне официальной системы: таблицы, составленные вручную, записи на стене, переписка в телефоне, клочки бумаги;
• кто принимает решение: ответственный по правилам или самый опытный человек.

Наблюдение полезно повторить в разные смены и в загруженные дни: в самый спокойный день все соблюдают правила, а настоящая картина видна в спешке.

Вопросы: пусть не рассказывает, а показывает

Просите работника не рассказывать, а показывать. Не «Как вы делаете приёмку?», а «Покажите мне, как вы принимаете эту машину». Тот, кто выполняет работу, знает правду точнее руководителя. Полезные вопросы:

• Где записано это правило и когда вы читали его в последний раз?
• Почему вы делаете именно так?
• Что отнимает больше всего времени в работе?
• Что вы делаете, если документ опаздывает?
• К кому обращаетесь, если товар не находится?

Вопрос не должен звучать как обвинение: не «почему вы нарушаете правило?», а «какая трудность заставляет вас так делать?».

Путь одного товара: условный пример

Аудитор выбирает одну позицию и прослеживает весь её путь: приходный документ, приёмка, размещение, учётная ячейка, сборка, документ отгрузки. Условный пример: в регламенте записано «принятый товар вносится в учёт в течение двух часов». Во время наблюдения выяснилось, что документы вносят в конце дня, сведения по восьми машинам сразу. Значит, в течение дня учётный остаток отстаёт от фактического, а сборщик, ориентируясь на учёт, не находит товар. Регламент есть, практика другая, а результат — потерянное время на поиск и ошибки. Итоги наблюдения удобно записывать в трёх колонках: регламент, практика, риск.

• Регламент: приёмка вносится в учёт в течение двух часов. Практика: в конце дня. Риск: в течение дня остаток неверен.
• Регламент: товар кладут в закреплённую ячейку. Практика: на свободное место. Риск: потери времени на поиск и утрата товара.
• Регламент: о расхождении сразу сообщают ответственному. Практика: в конце месяца. Риск: причину уже не найти.

Что делать с найденной разницей

Сделать вывод, что сотрудник «нарушил правило», легко, но бесполезно. Нужно идти одним из двух путей: менять либо правило, либо практику. Если правило не соответствует жизни (например, на двухчасовой срок не хватает людей), его надо изменить так, чтобы оно стало реальным. Если правило верное, нужно обучить сотрудников, перераспределить задачи или добавить в процесс вспомогательное средство. В отчёте по каждой разнице записывают четыре вещи: что в правиле, что на практике, какой риск это создаёт и рекомендацию. Бывает и наоборот: иногда практика лучше правила, и тогда правило нужно переписать по практике.

Вывод

Разница между регламентом и практикой — чаще признак устаревшего правила, чем плохого сотрудника. В аудите склада Inventory анализирует процессы, находит причины потерь и даёт рекомендации по повышению эффективности.