Недельная программа аудита склада: день за днём

Аудит среднего склада обычно занимает несколько дней, но без плана растягивается на две-три недели: каждый день появляется новый вопрос, документы приносят с опозданием, а сотрудники не понимают, зачем пришли проверяющие. Если с понедельника по пятницу есть чёткий график, работа идёт организованно, и итоговый отчёт готов в ожидаемый срок. Ниже пример такого графика; его можно адаптировать под ваш склад.

Что должно быть готово до начала

Чтобы первый день аудитора не ушёл на ожидание документов, подготовьте к понедельнику:

• текущий список остатков и журнал движения товаров за последние 3–6 месяцев;
• схему склада и адреса мест хранения;
• внутренние правила, должностные инструкции и документы о порядке работы;
• пропуск на склад и одно контактное лицо, обычно заведующего складом.

Условный пример: склад на 6 000 позиций, работающий в две смены, с 20 сотрудниками. График составлен для такого объёма, на более крупном складе работы разбиваются на большее число дней.

Обычно участвуют один-два аудитора, заведующий складом и 3–4 сотрудника, выделенных для бесед; руководство подключается на встречах в понедельник и пятницу.

Что охватывает аудит

Недельный аудит — это не повторный пересчёт всего склада. Пересчёт проверяет остатки, а аудит процессы: приёмку, хранение, подбор, возвраты, расход и документооборот. Поэтому в графике есть выборочные проверки, но нет полного пересчёта. Правильность бухгалтерского учёта, налоговые вопросы и трудовые отношения в эти рамки не входят, по ним отдельно договариваются с бухгалтером или юристом. Полезно на первой встрече записать, какие 3–4 процесса охватит аудит: тогда в середине недели не возникнет новых требований.

График по дням

Понедельник: начало

Полезно разослать команде короткое объявление: кто придёт, зачем и о чём будет спрашивать. На открывающей встрече руководство и заведующий складом знакомятся с целью, границами и графиком аудита. Затем идёт обход склада, собираются документы и данные, назначается время бесед с сотрудниками. В первый же день нужно сказать, что цель не в поиске виноватых, а в понимании процесса. Итог: согласованные границы, график и комплект документов.

Вторник: приёмка и размещение

Выборочно проследить 15–20 приходов от документа до полки: соответствует ли товар документу, сколько времени проходит между приёмкой и вводом в программу, сколько дней товар лежит во временной зоне. Итог: перечень сильных и слабых сторон приёмки.

Среда: хранение

Выборочно проверяются места хранения (в условном примере 150–200 позиций): совпадает ли адрес в программе с адресом на стеллаже, как соблюдаются сроки годности и очерёдность отгрузки, в каком состоянии зона повреждённого товара и общий порядок. Итог: результаты выборочной проверки адресов и сроков годности.

Четверг: подбор, отгрузка и расход

Документы на подбор и отгрузку сверяются с реальным движением, рассматриваются возвраты и процесс списания: кто подтверждает документ, за какое время он вносится, где накапливаются задержки. Итог: карта задержек между документом и реальным движением.

Пятница: анализ и предварительные выводы

Наблюдения сопоставляются с журналом движения товаров, пишутся предварительные выводы, а на встрече с заведующим складом факты проверяются. Называется дата итогового отчёта. Итог: предварительные выводы и срок отчёта.

Короткая встреча в конце каждого дня

В конце каждого дня проводите 20-минутную встречу: что увидели, какие вопросы возникли, что запланировано на завтра. Так для заведующего складом ничего не окажется неожиданным, а если факты поняты неверно, их исправляют в тот же день.

Отчёт и дальнейшие шаги

По окончании недели аудитор собирает наблюдения и готовит итоговый отчёт, на что обычно уходит ещё один-два дня. В отчёте есть выводы, их причины, рекомендации по процессам и порядок их важности. После этого вы решаете, какую рекомендацию, когда и кто выполняет. Не пытайтесь исправить всё в первую неделю: выберите сначала 2–3 самые важные, остальное выполняйте постепенно.

Inventory проводит аудит склада как анализ процессов, поиск причин потерь и рекомендации по повышению эффективности; количество дней и порядок работ согласуются с учётом объёма объекта.