Отчёт внешнего подрядчика: что получают главбух и собственник

Пересчёт закончился, бригада подрядчика уехала. Что осталось у вас на руках? Во многих компаниях это «длинная таблица в Excel и акт». Между тем отчёт читают двое, и нужно им разное. Главный бухгалтер обязан видеть каждую позицию, а собственнику достаточно двух-трёх страниц, на которых есть ответы: сколько расхождений, где они и что делать. Хороший отчёт служит обоим.

Кто читает отчёт

Главный бухгалтер сверяет учётный остаток с фактическим, видит расхождения в сумах и оформляет документы. Ему нужна точность: код, наименование, единица измерения, место хранения. Собственник или директор в детали не вникает, но принимает решения: спрашивать ли с кого-то, менять ли процесс, нужен ли более глубокий аудит. Поэтому отчёт строится в два слоя: на первой странице короткие выводы, дальше полные приложения.

Первая страница: краткие выводы

Собственник читает именно её, и даже если больше он ничего не откроет, ситуация должна быть ему понятна. На странице указывают:

• дату пересчёта, время среза и охваченные объекты;
• всего позиций, совпавшие, недостачи и излишки в штуках и в сумах;
• 3–5 групп или зон с самыми крупными расхождениями;
• главный вывод: расхождения случайны или повторяются в одном месте.

Объём и метод: что считали и что не считали

Этот раздел часто пропускают, а доверие начинается именно с него. Места, куда бригада не попала, нужно перечислить отдельным списком: закрытые помещения, товар на складе третьей стороны, груз в пути. Иначе вы решите, что они пересчитаны. Метод тоже описывается: была ли двухэтапная проверка, какие зоны пересчитывали повторно, каков состав бригады и время среза. Записывают и то, что менялось во время пересчёта: например, как учтены машина, пришедшая ночью, или заказ, отгруженный в ходе работ.

Анализ расхождений

Анализ важнее таблицы. В хорошем отчёте расхождения показаны в трёх разрезах: по товарной группе, по месту и по материально ответственному лицу. Недостачи и излишки не складываются в одну цифру, а показываются раздельно.

Условный пример: пересчитали 4 800 позиций, 4 590 совпали. По 130 позициям недостача (всего 14,2 млн сумов), по 80 излишки (4,6 млн сумов). Если в отчёте написано лишь «чистая недостача 9,6 млн сумов», перепутанные похожие товары скроют реальную картину. Когда обе цифры стоят отдельно, видно, что строки с излишками парны строкам с недостачей, и причина часто находится именно здесь.

Рядом с каждым крупным расхождением пишут комментарий о причине, но подтверждённая причина отделяется от предположения. Самые дорогие 10–15 расхождений выносят в отдельную таблицу: собственник смотрит сначала на них, а остальное главный бухгалтер берёт из файла.

Файл: Excel или 1С

Отчёт должен быть рабочим файлом для главного бухгалтера, а не таблицей, которую придётся перебивать заново. Обычно хватает таких колонок: код, наименование, единица измерения, учётный остаток, фактический остаток, разница, цена, сумма, место, комментарий. Если коды совпадают с кодами в вашей учётной программе, сверка занимает несколько минут. Итоги на первой странице должны полностью совпадать с суммой строк в файле. Требование простое, но при несовпадении цифр доверие к отчёту пропадает сразу. Формат файла (Excel или 1С) согласуйте до пересчёта.

Рекомендации и приложения

Рекомендации давайте в порядке важности: что можно исправить сразу, а что требует времени и решения. Адресуются они процессу, а не людям: чтобы приходные документы не опаздывали, похожие товары маркировались по-разному, открытые документы закрывались до даты среза. Если рядом с каждой рекомендацией указаны ответственный отдел и примерный срок, она не останется на бумаге. В приложениях лежат ведомости пересчёта, фотографии там, где они нужны, и перечень непосчитанных зон. Как отразить расхождения в учёте, зависит от принятого у вас порядка и решения главного бухгалтера: подрядчик передаёт факты, а не бухгалтерские проводки.

Хороший внешний отчёт отвечает на четыре вопроса: что считали, что получилось, почему так вышло и что делать дальше. Inventory передаёт результаты пересчёта вместе с анализом расхождений и рекомендациями в формате Excel или 1С, чтобы и главный бухгалтер, и собственник сразу находили нужную им часть.