Yozilgan reglament va real amaliyot: auditda farq qanday ko'rinadi

Ombor qoidalari qog'ozda bor: qabul qilish, joylashtirish, chiqarish va inventarizatsiya tartibi. Lekin smenaga kirsangiz, ish boshqacha ketayotganini ko'rasiz: qabul kechga qoldiriladi, tovar «vaqtincha» biror joyda yotadi, jadvalni xodim o'zi tuzgan ro'yxat bilan to'ldiradi. Bu odatda yomon niyat emas, shunchaki ishni tezlashtirish yo'li. Lekin kamomad va xatolar aynan shu farq tufayli paydo bo'ladi. Auditor bu farqni qanday topadi?

Hujjatdan boshlaymiz, lekin unda to'xtamaymiz

Auditor avval yozma qoidalarni o'qiydi: qabul, joylashtirish, yig'ish, jo'natish, qaytarish va inventarizatsiya tartibini. Maqsad «qanday bo'lishi kerak»ni bilib olish. Shu bilan birga hujjatning o'zi ham tekshiriladi:

• uning sanasi va kim tasdiqlagani ko'rsatilganmi;
• har bir jarayon uchun mas'ul kim ekani yozilganmi;
• istisno holatlar (tovar topilmasa, hujjat kech qolsa) hisobga olinganmi;
• yangi xodim uni qayerdan olib o'qiy oladi.

Ko'p omborlarda qoidalar bir necha yil oldin yozilgan, ombor esa o'zgargan: yangi mahsulotlar, yangi joylar, yangi xodimlar. Shunda hujjat va hayot ajralib ketadi.

Smenani kuzatamiz

Keyin auditor omborga boradi va kuzatadi: hech narsa so'ramaydi, hech kimga halaqit bermaydi. Xodimlarga oldindan nima uchun kelganini tushuntirib qo'yadi: maqsad odamni emas, jarayonni tekshirish. Bir-ikki soat qabul zonasida, bir-ikki soat yig'ish zonasida bo'ladi. Nimalarga e'tibor beradi:

• hujjat tovar bilan bir vaqtda rasmiylashtiriladimi yoki keyinroqmi;
• tovar belgilangan joyga qo'yiladimi yoki «qayerda bo'sh joy bo'lsa, o'sha yerga»;
• rasmiy tizimdan tashqari «ikkinchi hisob» belgilari: qo'lda tuzilgan jadvallar, devordagi yozuvlar, telefon yozishmalari, kichik qog'oz parchalari;
• qarorni kim qabul qiladi: reglamentga ko'ra mas'ul xodim yoki eng tajribali odam.

Kuzatuvni turli smenalarda va yuk ko'p kunlarda takrorlash foydali: eng sokin kunda hamma qoidaga amal qiladi, haqiqiy surat esa shoshilinch paytda ko'rinadi.

Savollar: so'zlab bermasin, ko'rsatsin

Ishni bajaruvchi xodimdan so'zlab berishni emas, ko'rsatishni so'rang. «Qabulni qanday qilasiz?» emas, «Hozirgi mashinani menga qabul qilib ko'rsating». Ishni bajaruvchi haqiqatni rahbardan aniqroq biladi. Foydali savollar:

• Bu qoida qayerda yozilgan va uni oxirgi marta qachon o'qigansiz?
• Nega aynan shunday qilasiz?
• Ishda eng ko'p vaqtingizni nima oladi?
• Hujjat kech qolsa, nima qilasiz?
• Tovar topilmasa, kimga murojaat qilasiz?

Savol ayblov bo'lmasin: «nega qoidani buzyapsiz?» emas, «qanday qiyinchilik sizni shunday qilishga undaydi?».

Bitta tovarning yo'li: shartli misol

Auditor bitta pozitsiyani tanlaydi va uning butun yo'lini kuzatadi: kirim hujjati, qabul, joylashtirish, hisobdagi yacheyka, yig'ish, jo'natish hujjati. Shartli misol: reglamentda «qabul qilingan tovar ikki soat ichida hisobga kiritiladi» deb yozilgan. Kuzatuv paytida ma'lum bo'ldi: hujjatlar kun oxirida, sakkizta mashinaning ma'lumoti bir yo'la kiritiladi. Demak, kun davomida hisobdagi qoldiq haqiqiy qoldiqdan orqada qoladi, yig'uvchi esa hisobga qarab tovarni topolmaydi. Reglament bor, amaliyot boshqacha, oqibati esa qidiruv vaqti va xato. Kuzatuv natijalarini uchta ustunda yozish qulay: reglament, amaliyot, xavf.

• Reglament: qabul ikki soat ichida hisobga kiritiladi. Amaliyot: kun oxirida. Xavf: kun davomida qoldiq noto'g'ri.
• Reglament: tovar belgilangan yacheykaga qo'yiladi. Amaliyot: bo'sh joyga. Xavf: qidiruv vaqti va yo'qolish.
• Reglament: farq darhol mas'ulga xabar qilinadi. Amaliyot: oy oxirida. Xavf: sababni topib bo'lmaydi.

Farq topilganda nima qilamiz

Farq topilganda «qoidani buzgan» deb xulosa qilish oson, lekin foydasiz. Ikki yo'ldan biriga borish kerak: yo qoida o'zgaradi, yo amaliyot. Qoida hayotga mos kelmasa (masalan, ikki soatlik muddat uchun xodim yetmasa), uni real qilib o'zgartirish kerak. Qoida to'g'ri bo'lsa, xodimlarni o'qitish, vazifani qayta taqsimlash yoki jarayonga yordamchi vosita qo'shish kerak. Hisobotda har bir farq uchun to'rt narsa yoziladi: qoidada nima deyilgani, amalda nima bo'layotgani, bu qanday xavf tug'dirishi va tavsiya. Aksincha ham bo'ladi: ba'zan amaliyot qoidadan yaxshiroq, bunda qoidani amaliyotga moslab yozish kerak.

Xulosa

Reglament va amaliyot orasidagi farq yomon xodimning emas, ko'pincha eskirgan qoidaning belgisi. Inventory ombor auditida jarayonlarni tahlil qiladi, yo'qotishlar sabablarini topadi va samaradorlikni oshirish bo'yicha tavsiyalar beradi.