Inventarizatsiya va ombor auditi: farqi va qachon kerak

Ko'p rahbarlar bu ikki xizmatni bir narsa deb o'ylaydi: «inventarizatsiya o'tkazdik, demak, audit ham bo'ldi». Aslida ular turli savolga javob beradi. Sanoq «omborda aynan nima va qancha bor?» deb so'raydi, audit esa «hisob bilan haqiqat nega farq qiladi va bu takrorlanmasligi uchun nima qilish kerak?» deb so'raydi. Noto'g'ri xizmatni buyurtma qilsangiz, pul sarflab, kerakli javobni olmaysiz. Quyida ikkalasining farqini va qachon qaysi biri (yoki ikkalasi) kerakligini ko'rib chiqamiz.

Inventarizatsiya: nima beradi

Inventarizatsiya haqiqiy qoldiqni aniqlaydi. Brigada tovar yoki jihozni sanaydi, sanalgan miqdor hisobdagi bilan solishtiriladi, natijada sanoq varaqlari, farqlar ro'yxati va dalolatnoma tayyorlanadi. Uning ob'ekti — qoldiq: tovar-moddiy boyliklar yoki asosiy vositalar. Natijasi — raqamlar: nima bor, nima yo'q, nima ortiqcha. U odatda muddatli bo'ladi (yillik, choraklik) yoki voqea sababli o'tkaziladi: javobgar shaxs almashganda, hodisadan keyin, ob'ekt sotilishidan oldin. Sanoq «nega» degan savolga javob bermaydi: u farqni topadi, lekin uni tushuntirmaydi.

Ombor auditi: nima beradi

Ombor auditi jarayonlarga qaraydi: qabul qilish, joylashtirish, yig'ish, jo'natish, hujjat aylanishi, kirish nazorati, hisob dasturi bilan natura o'rtasidagi bog'liqlik, javobgarlikning taqsimlanishi. Auditor ko'pincha hamma narsani sanamaydi, hujjat va jarayonlarni tanlab kuzatadi, xodimlar bilan suhbatlashadi. Natijasi — topilmalar, xavf darajasi, yo'qotish manbalari va aniq tavsiyalar. Sanoq raqam beradi, audit esa shu raqamning ortidagi sababni. Shuning uchun auditning qiymati sanalgan narsada emas, topilgan va tuzatilgan sabablarda.

Audit savollari odatda oddiy, lekin aniq: kirim hujjatsiz ham qabul qilinadimi, tovar manzil bo'yicha joylashtiriladimi, jo'natish va hisobdan chiqarish bir kunda rasmiylashtiriladimi, omborning kalitlari kimda va kim kirishi mumkin.

Ikki xizmat yonma-yon

• Savol: nima va qancha bor — nega farq chiqdi va nima qilish kerak.
• Ob'ekt: qoldiqlar va jihozlar — jarayonlar, hujjatlar, nazorat.
• Usul: to'liq yoki tanlab sanash — kuzatuv, hujjatlar tahlili, suhbat, tanlab tekshiruv.
• Natija: sanoq varaqlari, farqlar ro'yxati, dalolatnoma — topilmalar va tavsiyalar hisoboti.
• Davriylik: reja bo'yicha yoki voqea sababli — muammo sezilganda yoki jarayonlar o'zgarganda.

Shartli misol: sanoq va audit birga

Faraz qilaylik, yillik sanoqda 12 000 pozitsiyadan 480 tasida farq chiqdi: 480 / 12 000 = 4 foiz. Sanoq faqat shuni aytadi: farq bor, mana ro'yxat. Audit esa sababni ochadi. Masalan: 310 ta farq quti va dona o'lchov birliklarining aralashib ketishidan, 120 tasi joyi o'zgargan, lekin hujjatga yozilmagan tovardan, 50 tasi haqiqiy kamomaddan (310 + 120 + 50 = 480). Endi tuzatish aniq: o'lchov birliklarini bir tizimga keltirish va ko'chirishni hujjatlashtirish. Sababni bilmay faqat 480 ta farqni hisobdan o'tkazish, bir yildan keyin xuddi shu muammoni qaytarar edi. Sanoqning o'zi 480 ta qatorni ko'rsatgan bo'lardi, audit esa ularni uch guruhga bo'lib, har biriga alohida chora ko'rsatdi: birinchisiga tizim, ikkinchisiga tartib, uchinchisiga nazorat.

Qachon nima buyurtma qilinadi

• Faqat sanoq: yillik sanoq kerak, jarayonlar barqaror, katta farq kutilmaydi, yoki topshirish-qabul uchun qoldiqni aniqlash lozim.
• Faqat audit: sanoq natijalari yaxshi, lekin jarayonlar o'zgargan (yangi ombor, yangi dastur, yangi mas'ul) yoki yo'qotish sezilmoqda, sanoq esa hozircha mumkin emas.
• Ikkalasi birga: farqlar yildan yilga takrorlanadi, sanoq bor, sabab esa noma'lum; ombor ko'chmoqda; rahbariyat almashgan.

Qaysi variantni tanlashni bilmasangiz, ob'ektni qisqa ko'rikdan o'tkazish yetarli: ombor va hujjatlar bilan tanishgach, nima birinchi o'rinda turishi odatda aniq bo'ladi.

Birga o'tkazilganda ketma-ketlik

1. Ombor ko'rigi va jarayonlar xaritasi: auditor ombor amalda qanday ishlashini ko'radi.
2. Sanoq: raqamlar aniqlanadi.
3. Farqlar tahlili: audit sanoq natijasidan sabablarni topadi.
4. Tuzatish rejasi: nimani, kim va qachon o'zgartiradi.
5. Nazorat sanog'i: bir necha oy o'tgach, tuzatishlar ishlayotganini tanlab qayta sanoq bilan tekshirish.

Xulosa

Sanoq «nima bor?» savoliga, audit esa «nega bunday?» savoliga javob beradi. Eng yaxshi natija ularni ketma-ket qo'llaganda chiqadi: avval raqamlar, so'ng sabablar. Inventory tashqi, mustaqil ijrochi sifatida ikkalasini ham o'tkazadi: tovar-moddiy boyliklar va asosiy vositalar inventarizatsiyasini hamda ombor auditini, tavsiyalari bilan birga.