Сравнение предложений по инвентаризации: 8 критериев, кроме цены
Самое дешёвое предложение не всегда самое выгодное. Как оценивать подрядчика по опыту бригады, оборудованию, ответственности и качеству отчёта.
Вы получили три предложения по инвентаризации, и цены заметно различаются. Соблазн выбрать самое дешёвое велик, но ошибки при пересчёте обходятся дорого: неверные остатки, повторный пересчёт, лишние дни и переделка документов. Ниже о том, как правильно сравнить цену и какие восемь критериев оценить помимо неё.
Сначала приведите цену к единому основанию
Три предложения часто продают разное: одно считает цену за позицию, другое за день, третье за бригаду. Попросите каждого исполнителя ответить по одному списку: что входит в цену, есть ли доплата за ночную работу и выходные, учтены ли дорожные расходы при выезде в регион, платны ли повторный пересчёт и правка отчёта, включены ли оборудование и этикетки. Пока список не одинаков, сравнивать цифры бессмысленно: то, что выглядит дёшево, потом обрастает доплатами.
Восемь критериев помимо цены
1. Опыт бригады
Работал ли исполнитель в вашей отрасли: аптеки (серии и сроки годности), стройматериалы (тяжёлые товары и открытые площадки), производство (сырьё и полуфабрикаты)? Главное, какие именно люди придут на ваш объект и кто бригадир. Если в предложении написано «квалифицированные специалисты», запросите конкретный состав.
2. Оборудование
Количество и тип сканеров, запасные устройства, принтер этикеток, запас аккумуляторов, способ сбора данных (бумажные ведомости или терминал). Поломка одного устройства не должна останавливать пересчёт. Для крупного склада одного-двух сканеров мало, поэтому уточните, соответствует ли техника объёму.
3. Метод и двухэтапная проверка
Что делают при расхождении? Правила повторного пересчёта, выборочный контроль и проверка второй бригадой должны быть записаны заранее. Здесь же выясняется, как учитывается движение товара во время пересчёта и кто подписывает ведомости.
4. Мощность и сроки
Сколько позиций считают за день, сколько людей работает и укладывается ли это в ваш срок? Тут же оценивают возможность работать ночью и в выходные и скорость, с которой можно расширить бригаду. Слишком короткий обещанный срок тоже тревожный знак: часто он достигается за счёт качества.
5. Качество отчёта
Попросите образец отчёта. Есть ли в нём выводы, анализ расхождений, файл для Excel или 1С и рекомендации? Отчёт с анализом сэкономит время главного бухгалтера и собственника по сравнению с пустой таблицей. Срок передачи отчёта тоже должен быть указан в предложении.
6. Ответственность
Что записано в договоре на случай ошибки или ущерба? Бесплатен ли повторный пересчёт, если ошибка выявлена? Кто отвечает, если во время пересчёта повреждён товар? Эти условия разберите с юристом до подписания.
7. Конфиденциальность и безопасность доступа
Соглашение о неразглашении (NDA), список членов бригады, порядок их допуска на объект, где хранятся данные и что с ними происходит после завершения работ. Спросите и о правилах фотосъёмки на телефон.
8. Порядок взаимодействия
Есть ли единый ответственный менеджер, сообщают ли о ходе работ ежедневно, приедут ли заранее осмотреть объект, как быстро отвечают на вопросы? Полезно также узнать мнение прежних клиентов, с их разрешения.
Таблица баллов
Чтобы перейти от субъективного впечатления к расчёту, используйте балльную систему. Например, дайте цене 30 баллов, а восьми критериям в сумме 70: опыт 12, метод 12, отчёт 10, мощность 9, оборудование 8, ответственность 8, конфиденциальность 6, взаимодействие 5.
Условный пример: предложение А стоит 18 млн сумов, Б 22 млн, В 25 млн. По цене самое дешёвое получает полные 30 баллов, остальные пропорционально меньше: Б 24,5, В 21,6. По критериям А набрало 36, Б 55, В 51 балл. Итого: А 66, Б 79,5, В 72,6. Самое дешёвое предложение может оказаться последним, потому что опыт и контроль у него слабее. Рядом с каждым баллом запишите короткое пояснение: позже оно понадобится, чтобы объяснить руководству, почему решение принято именно так.
Вывод
Цена важна, но это один критерий, а не первый и единственный. Предложение Inventory тоже можно сравнить по этой таблице: на бесплатной диагностике мы оцениваем объект, а стоимость, сроки и условия конфиденциальности фиксируются в договоре.