Инвентаризация «под ключ»: как составить техническое задание

Передавая инвентаризацию внешней бригаде, многие ограничиваются фразой «посчитайте всё». Это не задание, а пожелание. Исполнителю приходится самому догадываться: входит ли чужой товар, что с повреждённым, что с грузом в пути? В итоге после пересчёта ожидаемый отчёт и полученный не похожи друг на друга. Единственное средство — письменное техническое задание. Разберём, из чего оно состоит и где чаще всего ошибаются.

Зачем нужно письменное задание

Чёткое задание решает три задачи. Во-первых, предложения нескольких исполнителей можно сравнивать на одинаковой основе: все называют цену за один и тот же объём и условия. Во-вторых, в день пересчёта возникает меньше вопросов, потому что главные правила согласованы заранее. В-третьих, при приёмке работы не возникает спора «этого не было в договорённости». Задание не обязано быть длинным: чаще всего хватает двух-трёх страниц. Оно помогает и при споре: ответ на вопрос «о чём договаривались» лежит на бумаге, а не в чьей-то памяти. Выгода есть и у исполнителя: он видит границы своей работы и не берёт на себя лишних обязательств.

Основные разделы задания

На практике достаточно шести блоков:

• Объект и объём. Адреса, площадь, ориентировочное число позиций, вид хранения (стеллажи, открытая площадка, холодильная камера), высота стеллажей, ограничения на входе.
• Дата среза и временное окно. На какую дату и час считаются остатки, проходит ли пересчёт ночью или в рабочее время, останавливается ли работа склада.
• Правила счёта. Единица счёта (штука, коробка, паллета), фиксируются ли партия и срок годности, как учитываются повреждённый и просроченный товар, чужой товар и товар на ответственном хранении, груз в пути.
• Форма результата. Колонки для Excel или загрузки в программу (код, наименование, количество, место), список расхождений, раздел анализа и срок передачи отчёта.
• Распределение ответственности. Заказчик даёт данные, допуск на объект и одного контактного человека; исполнитель отвечает за бригаду, оборудование и качество счёта.
• Критерии приёмки и конфиденциальность. Как проверяется результат (например, выборочный повторный счёт), что делать при расхождении, режим допуска и неразглашение.

Как согласуется задание

Задание не пишет один человек. Обычно его готовят вместе заведующий складом (объект и правила), главный бухгалтер (дата среза и форма отчёта) и служба безопасности (режим допуска). Проект отправляют исполнителю, и он возвращает его со своими вопросами и рисками. Такой двусторонний разбор часто оказывается самым полезным этапом: исполнитель как практик замечает то, что выпало из вашего поля зрения, например время работы в холодильной камере или подъёмник, необходимый для высоких стеллажей. Согласованный вариант подписывают обе стороны, а менять его до конца пересчёта можно только по письменной договорённости.

Условный пример: фрагмент задания

Приведённый фрагмент условный, адаптируйте его под свой объект: «Объект: два склада, всего около 6 000 м², около 15 000 позиций. Дата среза: последний день месяца, 18:00. Пересчёт проводится в вечернюю смену. Единица: штука; для товара со сроком годности записывается ещё и партия. Результат: файл Excel с кодом, наименованием, партией, местом, учётным и подсчитанным остатком, расхождением; в течение 3 рабочих дней после даты среза». Эти четыре-пять строк уточняют и цену, и срок исполнителя.

Типичные ошибки

• Формулировка «считайте всё». Остаётся неясным, входят ли чужой товар, брак и груз в пути.
• Не указана дата среза. Если склад работает во время пересчёта, остаток «плавает», и результат невозможно сравнить с учётным.
• Форма отчёта называется в самом конце. Исполнитель собирает данные иначе, а потом тратится время на их переработку.
• Не прописана ответственность. Кто выдаёт ключи, кто отвечает на вопросы, кто вскрывает упаковки — это лучше записать заранее.
• Противоречие с договором. Техническое задание должно быть приложением к договору, а их условия — совпадать; при необходимости проверьте у юриста.

Вывод

Хорошее техническое задание — самая дешёвая страховка заказчика при работе с внешней бригадой. Если в нём есть объект, дата среза, правила счёта, форма отчёта и граница ответственности, остальное делает исполнитель. Команда Inventory после заявки оценивает объект, определяет количество позиций, объём работ и сроки, а затем фиксирует стоимость, сроки и условия конфиденциальности в договоре — техническое задание можно написать вместе на этом же этапе.