Предварительный осмотр объекта: что выясняет подрядчик

Когда заказываете инвентаризацию, обычно первый вопрос один: «Сколько это стоит и сколько дней займёт?» Не посмотрев склад, точно ответить нельзя. Два склада с одинаковыми 5 000 позиций могут потребовать один день и три дня работы. Разницу определяют высота стеллажей, освещение, расположение товара и условия доступа. Поэтому перед началом работ исполнитель приезжает на объект. Разберём, что выясняют при осмотре и как к нему подготовиться.

Зачем нужен осмотр

Отчёт об остатках на бумаге показывает объём пересчёта лишь отчасти. В нём есть число позиций, но нет сведений о том, где и как лежит товар. Осмотр позволяет назвать цену и сроки не наугад, а расчётом, и заранее подобрать размер бригады и оборудование. Хозяин склада часто считает свой склад «обычным», а человек со стороны сразу замечает узкие проходы или товар, лежащий в трёх местах. Выигрывает и заказчик: что нужно подготовить, становится известно до пересчёта, и в день работы не возникает неожиданных препятствий.

Что оценивают при осмотре

Исполнитель обычно смотрит на следующее:

• число и вид позиций: сколько номенклатуры, считается ли товар штуками, коробками или по весу;
• расположение: высота стеллажей, нужна ли стремянка или подъёмник, в сколько ярусов стоят паллеты;
• освещение и температура: тёмные углы, холодильные камеры, открытая площадка;
• этикетки и штрихкоды: есть ли они, читаются ли, на упаковке или на полке;
• порядок: разбит ли склад на зоны и обозначены ли ячейки или товар лежит вперемешку;
• движение товара: останавливаются ли приход и расход на время пересчёта;
• условия доступа: пропуска, часы работы, грузовой лифт, парковка;
• учётная система: 1С или Excel, можно ли выгрузить остатки в таблицу.

Каждый пункт влияет на время. Товар без этикетки приходится каждый раз опознавать вручную, смешанное размещение заставляет бригаду возвращаться к одному и тому же месту, а в тёмном углу счёт замедляется и растёт риск ошибки.

Что заказчик готовит к осмотру

Ничего сложного не требуется, но следующее делает осмотр заметно полезнее:

1. Текущий отчёт об остатках: наименование, количество, место.
2. Схема склада или хотя бы список зон.
3. Ответственный, который проведёт по складу и ответит на вопросы.
4. Итоги прошлых пересчётов: где расхождений было больше.
5. Удобные даты пересчёта и ограничения по рабочему времени.

Осмотр состоится и без этого списка, но исполнитель многое будет выяснять на месте и терять время.

Условный пример

На складе примерно 8 000 позиций, стеллажи до 6 метров, на верхних ярусах не хватает света, часть штрихкодов стёрлась. После осмотра исполнитель рассчитывает: для верхних ярусов нужны стремянки и светильники, стёртые коды вводятся вручную, поэтому пересчёт займёт не один день, а два, и бригада будет больше. Цифры условные: реальные сроки зависят от конкретного склада.

Вопросы, которые вы задаёте исполнителю

Осмотр — это разговор в обе стороны. Пока исполнитель смотрит склад, задайте и свои вопросы:

• сколько человек в бригаде и кто руководит работой;
• как проверяется пересчёт: есть ли повторный счёт или выборочная проверка;
• что войдёт в отчёт и в каком виде его передадут;
• можно ли работать ночью или в выходной день;
• как изменятся цена и сроки, если объём окажется больше ожидаемого.

Ответы запишите: потом они войдут в договор.

Что вы получаете после осмотра

Просите письменное предложение, а не устное «примерно два дня»: в нём должны быть объём работ, размер бригады, сроки, цена, список того, что должна сделать ваша сторона до пересчёта, и форма отчёта. Важно, чтобы в этом документе стояли не догадки, а цифры, опирающиеся на увиденное. Что входит в цену, тоже лучше записать: сам пересчёт, отчёт, повторная проверка расхождений. Тогда споров не будет.

Вывод

Осмотр не формальность, а первый шаг пересчёта. В работе Inventory тоже после заявки и короткого разговора специалист осматривает объект, определяет число позиций, объём и сроки, а точную цену называют после бесплатной диагностики склада. Только после этого заключается договор.