Нештатные ситуации в день пересчёта: 8 сценариев и решения

В плане всё гладко: утром начинаем, к вечеру заканчиваем. На деле во время пересчёта приезжает машина, пропадает свет или не находится нужный товар. Сама проблема работу не останавливает. Останавливает то, что никто не знает, кто принимает решение, когда оно нужно. Ниже восемь частых ситуаций и заранее продуманные ответы.

Сначала правила

Три договорённости помогают почти в каждом сценарии:

• решение по процессу внутри бригады принимает руководитель пересчёта, решение по товару и документам принимает представитель заказчика;
• ничего не решается «по памяти»: каждое отклонение записывается в журнал;
• при сомнении не гадают: позицию отмечают как «не подтверждено» и откладывают.

Восемь сценариев

1. Приезжает машина. Приёмку или отгрузку в зоне пересчёта останавливают либо для техники выделяют отдельную зону. Прибывший товар записывают в отдельный список «после среза» и не смешивают с результатом пересчёта. Чтобы машина не ждала, время прибытия заранее согласуют.
2. Пропадает свет или садится заряд устройства. Заряженные запасные устройства и бумажные листы готовы заранее. Работу продолжают с последней сохранённой точки, а несколько последних записанных позиций проверяют заново.
3. Товар не находится. На поиск отводится заранее согласованное время, например десять минут. Затем позицию отмечают «не найдено» и ищут повторно в конце дня. Условный пример: из 600 позиций не нашли 9. Бригада, которая ищет каждую сразу, теряет часы, а бригада, следующая согласованному порядку, пересчёт не останавливает.
4. Товар лежит в другом месте. Его считают там, где он лежит на самом деле, возле учётной ячейки записывают пометку «в другом месте» и ставят отметку, чтобы не посчитать дважды.
5. Найден товар без документов или неизвестный. Его выделяют в отдельную зону, считают, фотографируют и добавляют в список «владелец не установлен». Решение, как поставить его на учёт, принимает не счётчик.
6. Два счётчика записали разные числа. Заново считает третий человек, обычно контролёр. Несогласованное число в отчёт не попадает, а обе первоначальные записи сохраняются. Причину разницы (перепутанная ячейка, похожий товар) тоже записывают.
7. Нет ответственного лица или ключа. Пересчёт закрытого места переносят на другое время, бригада переходит к другим зонам. Если по правилам объекта есть уполномоченный заместитель, его вызывают.
8. Повреждённый товар или товар с истёкшим сроком годности. Его тоже считают, но отмечают отдельно по состоянию и фотографируют. Решение о списании принимают заказчик и бухгалтер.

Три участника дня

В день пересчёта должны быть ясны три роли. Руководитель пересчёта принимает решения внутри бригады и ведёт график дня. Представитель заказчика отвечает на вопросы о доступе на объект, о товаре и документах и всегда на связи по телефону. Контролёр разрешает разногласия между двумя счётчиками и следит за соблюдением правил безопасности объекта. Имена и телефоны этих трёх человек должны быть известны всем до начала пересчёта.

Журнал и решения

Журнал — простая таблица: время, что произошло, решение, кто решил, результат. Например: «11:40 — приехала машина, руководитель пересчёта остановил зону приёмки, прибывший товар записан отдельно». Такой журнал полезен в двух отношениях. Во-первых, после пересчёта понятно, почему часть позиций посчитали позже. Во-вторых, если на следующий день ситуация повторится, ответ уже есть. Журнал прикладывают к отчёту как приложение.

Чтобы решения не останавливали бригаду, разделите их на два вида: оперативные (руководитель пересчёта решает сам и записывает в журнал) и отложенные (разбираются в конце дня с представителем заказчика или бухгалтером). Тогда пересчёт не стоит, а вопрос не теряется.

Короткий разбор в конце дня

После пересчёта выделите 15 минут: какие сценарии произошли, какой ответ сработал, какой нет? Обновите лист с учётом этого. На следующем пересчёте бригада начнёт уже с обновлённым листом. Через несколько пересчётов у вас будет собственный список нештатных ситуаций вашего объекта, и он полезнее любого общего перечня.

Вывод

Непредвиденную ситуацию заранее не угадать, но порядок ответа на неё составить можно. Inventory проводит пересчёт в согласованное время, при необходимости ночью или в выходные.