Auditor kelishidan oldin o'z sanog'ingiz: nimani va qachon

Auditor kelishidan bir kun oldin hamma narsani qayta sanashga urinish eng qimmat va eng ishonchsiz yo'l. Boshqa yo'li bor: tashrifdan bir necha hafta oldin o'zingiz ichki sanoq o'tkazasiz. Auditor farqni topsa, uni tuzatishga vaqt qolmaydi, topilma esa hisobotga tushadi. Siz farqni oldindan topsangiz, tuzatish, sababni aniqlash va tushuntirish yozish uchun vaqt bor. Quyida ichki sanoq nimani qamrab olishi, qachon o'tkazilishi va natijani qanday rasmiylashtirish haqida gaplashamiz.

Nega oldindan sanash kerak va qachon

Ichki sanoq to'rt foyda beradi. Birinchidan, farqlarni tuzatishga vaqt qoladi. Ikkinchidan, har bir farqning sababi topiladi va hisob ma'lumotlari tozalanadi. Uchinchidan, auditorning savollariga tayyor bo'lasiz: nima, nega va nima qilingani aniq. To'rtinchidan, jamoa jarayonda real muammolarni ko'radi, bu keyingi yil uchun ham foydali.

Muddat bo'yicha amaliy andoza: auditor tashrifidan kamida 3–4 hafta oldin boshlash. Birinchi hafta — sanoq. Ikkinchi hafta — farqlar tahlili va tuzatish hujjatlari. Uchinchi hafta — tuzatilgan joylarni qayta tekshirish. To'rtinchi hafta — zaxira. Bu taxminiy jadval, ob'ektingiz kattaligiga qarab o'zgaradi.

Nimani sanash: xavf bo'yicha tanlov

Hamma narsani sanash shart emas. Xavfi yuqori guruhlardan boshlang:

• qiymati yuqori guruhlar: pozitsiyasi kam, summasi katta;
• tez aylanadigan tovar: xatolar shu yerda tez to'planadi;
• o'tgan yili yoki oldingi tekshiruvda farq chiqqan guruhlar;
• tashqaridagi qoldiq: saqlashga berilgan, qayta ishlashdagi, yo'ldagi tovar;
• yaroqlilik muddati va partiyasi bor tovar;
• begona va komissiyadagi tovar;
• qolgan pozitsiyalardan tasodifiy namuna.

Oxirgi band muhim. Faqat «qulay» guruhlarni tanlasangiz, natija chiroyli chiqadi, lekin haqiqatni ko'rsatmaydi. Tasodifiy namuna esa omborning umumiy holati haqida halol tasavvur beradi.

Sanoqni kim o'tkazishi ham muhim. Ideal holda uni hisobni yuritmaydigan odamlar bajaradi: boshqa bo'lim xodimlari yoki tashqi ijrochi. Ombor xodimlari esa yo'l ko'rsatadi va savollarga javob beradi, lekin o'z zonasini o'zlari sanamaydi.

Shartli misol: tanlab sanoq

Omborda 9 000 pozitsiya bor, deylik. Siz 1 200 tasini tanlaysiz: 400 ta yuqori qiymatli, 300 ta tez aylanadigan, 200 ta o'tgan yili farq chiqqan, 100 ta tashqaridagi qoldiq va 200 ta tasodifiy namuna (400 + 300 + 200 + 100 + 200 = 1 200). Sanoq 54 ta farqni ko'rsatdi: 1 200 × 0,045 = 54, ya'ni 4,5 foiz. Tahlildan keyin ular quyidagicha ajraladi: 38 ta hujjat xatosi, 11 ta joylashuv xatosi, 5 ta haqiqiy kamomad (38 + 11 + 5 = 54). Auditor kelguncha hujjat xatolari tuzatiladi, joylar tartibga solinadi, 5 ta kamomad uchun esa yozma tushuntirish tayyorlanadi.

Natijani rasmiylashtirish

Ichki sanoq ham hujjatlashtirilgan bo'lishi kerak, aks holda auditor uchun u mavjud emas. Odatda quyidagilar yetarli:

• sanoq varaqlari sanasi va imzolari bilan;
• farqlar ro'yxati, har bir qatorda sabab ustuni bilan;
• tuzatish hujjatlari, amaldagi sana bilan;
• sabab topilmagan farqlar uchun izohlar;
• rahbarga bir sahifalik qisqa xulosa: nima sanaldi, qancha farq topildi, qanday tuzatildi, nima ochiq qoldi.

Muhim qoida: hujjatlarni o'tgan sana bilan to'g'rilamang. Tuzatish bugungi sana bilan, izoh bilan qilinadi. Auditorga yashirin yoki orqaga surilgan iz emas, tushunarli iz kerak. Natijada sanoq qanday o'tgani va farqlar bilan nima qilingani ko'rinib turadi. Hal bo'lmagan masalalarni ham yashirmang: har bir ochiq masala uchun javobgar shaxs va muddat yozib qo'yilsa, bu kamchilik emas, boshqarilayotgan jarayon bo'lib ko'rinadi.

Odatiy xatolar

• Sanoqni tashrifdan bir kun oldin o'tkazish. Farq topilsa ham, tuzatishga vaqt yo'q.
• Faqat qulay guruhlarni sanash.
• Farqlarni sababini aniqlamay hisobga o'tkazib qo'yish. Keyingi yil muammo qaytadi.
• Topilmalarni yashirishga urinish. Auditor hujjatlardagi ziddiyatni odatda tezda ko'radi.
• Sanoqni hisobni yurituvchi odamning o'ziga topshirish. Mustaqillik yo'qoladi.

Xulosa

Ichki sanoq auditni sinov emas, oldindan tekshirilgan jarayonga aylantiradi. Inventory auditdan oldin tashqi, mustaqil sanoqni o'tkaza oladi: ichki manfaatlar ta'sirisiz sanaymiz va farqlar tahlili bilan hisobot beramiz, kamchiliklarni esa siz auditor kelguncha tuzatishga ulgurasiz.